Gestionar partes interesadas difíciles de alcanzar en un proyecto

Todo proyecto tiene al menos un interesado crítico prácticamente imposible de contactar. La tentación es interpretar esto como falta de compromiso. Casi siempre es un diagnóstico incorrecto -- estas personas son difíciles de alcanzar porque tienen más demandas de su tiempo que las que cualquier agenda razonable puede acomodar. El rol del equipo del proyecto es diseñar un enfoque de involucración que funcione dentro de esa realidad.

Comunicación asíncrona estructurada

La mayoría de lo que los equipos de proyecto piden a las partes interesadas no requiere una reunión -- requiere una decisión, una revisión o una aprobación. Una nota de resumen de una a dos páginas da al tomador de decisiones todo lo que necesita para actuar: el problema, las opciones, la opción recomendada con el fundamento y lo que se le pide. Un interesado que no asistiría a una reunión de una hora puede muy bien leer ese documento en siete minutos y responder por correo. Lo esencial: hacer la solicitud explícita y con fecha límite clara.

Trabajar a través de la organización del interesado

Los ejecutivos rara vez operan solos. Sus asistentes ejecutivos o jefes de gabinete gestionan sus agendas y los informan sobre decisiones entrantes. Construir una relación de trabajo con estas personas no es un rodeo -- así es como funciona realmente el compromiso ejecutivo en la práctica.

Hacer las decisiones visibles y acotadas en el tiempo

Las partes interesadas difíciles de alcanzar a menudo no perciben las consecuencias de las decisiones retrasadas. Hacer esa conexión explícita -- "necesitamos una decisión sobre el proveedor antes del 20; después de esa fecha, nuestro hito de abril está en riesgo" -- transforma una solicitud burocrática en una elección con consecuencias. Una matriz RACI publicada y acordada al inicio hace visible la responsabilidad.

Reuniones preparatorias y alineación previa

Cuando se programa una reunión formal, el equipo del proyecto debe invertir en alineación previa. Un interesado que llega ya alineado con la recomendación puede aprobarla en cinco minutos. Uno que la encuentra por primera vez en la sala pedirá un mes para reflexionar. Las reuniones preparatorias también revelan objeciones que se pueden abordar antes de la sesión formal.

Diseñar gobernanza para partes interesadas ocupadas

La lección subyacente: las estructuras de gobernanza deben diseñarse con la disponibilidad real de las partes interesadas en mente, no la ideal. Una gobernanza que asume que los interesados tienen más tiempo del que tienen fallará consistentemente. Una gobernanza diseñada alrededor del tiempo que los interesados realmente tienen producirá mejores decisiones y mejor rendición de cuentas.

XNM Consulting apoya a los equipos de proyecto con estrategia de involucración de partes interesadas, diseño de gobernanza y entrega de proyectos.