Gestión de la realización de beneficios: una lista de verificación práctica
Los proyectos se autorizan porque se espera que produzcan beneficios. Sin embargo, la mayoría del esfuerzo de gestión de proyectos se centra en los entregables: ¿entregamos el sistema, la instalación, la política a tiempo y dentro del presupuesto? La gestión de la realización de beneficios hace una pregunta más difícil: ¿esos entregables realmente produjeron los resultados y beneficios esperados?
Por qué se omite habitualmente la realización de beneficios
La realización de beneficios falla por razones predecibles: el equipo del proyecto se disuelve al cierre, nadie posee el seguimiento, nunca se recopilaron datos de referencia, y los beneficios se describieron en términos vagos en el caso de negocio.
La lista de verificación
Definir los beneficios antes del alcance. El caso de negocio debe identificar beneficios específicos y medibles antes de definir el alcance del proyecto. Cada beneficio debe tener descripción, unidad de medida, valor de referencia, valor objetivo y fecha de medición.
Asignar un propietario de beneficios. Cada beneficio necesita una persona nombrada responsable de su realización. Este rol continúa después del cierre del proyecto.
Construir un registro de beneficios y mantenerlo vivo. El registro de beneficios enumera cada beneficio, su referencia, su objetivo, el enfoque de medición, el propietario y la fecha en que se espera que sea medible.
Planificar el enfoque de medición. Identificar, antes de que comience el proyecto, cómo se medirá cada beneficio y qué datos se recopilarán.
Programar revisiones post-implementación en la autorización. Las revisiones post-implementación deben programarse como parte del proceso de autorización del proyecto. Cadencia típica: 3 meses, 12 meses y 24-36 meses después de la puesta en marcha.
Cerrar el ciclo entre el cierre del proyecto y la realización de beneficios. El cierre del proyecto no debe ser el fin de la responsabilidad. El patrocinador del proyecto conserva la responsabilidad de la realización de beneficios después del cierre.
XNM apoya a clientes del sector público en la implementación de marcos de realización de beneficios. Comuníquese con el equipo de asesoría en entrega de programas y proyectos de XNM para discutir cómo la gestión de la realización de beneficios puede integrarse en su marco de gobernanza de proyectos.