Gestión de beneficios: cerrar el ciclo entre proyectos y estrategia
Existe una brecha persistente en la gestión de proyectos: la entrega del proyecto y los resultados del proyecto no son lo mismo. Un proyecto puede entregarse en plazo, dentro del presupuesto y exactamente dentro del alcance previsto, y aún así no generar los beneficios que justificaron la inversión. La gestión de beneficios es la disciplina que cierra esa brecha.
Por qué los beneficios no se miden
Varios factores estructurales dificultan el seguimiento de beneficios: los equipos de proyecto se disuelven al cierre, los beneficios tardan en materializarse y la causalidad es difícil de establecer. El resultado es un vacío de responsabilidad: los casos de negocio se redactan para obtener aprobación, no para establecer imputabilidad real.
El ciclo de vida de la gestión de beneficios
Identificar y cuantificar beneficios antes de iniciar el proyecto. Cada beneficio debe nombrarse, cuantificarse y vincularse a los entregables del proyecto que lo producirán.
Designar un responsable de beneficios. Debe ser el gerente de la función que capturará el valor, no el director de proyecto.
Integrar la medición en el plan del proyecto. Tomar mediciones de referencia antes de que el proyecto cambie nada.
Revisar los beneficios a los 3, 6 y 12 meses tras el despliegue. Las revisiones post-implementación programadas obligan a la organización a analizar resultados, no sólo entregables.
Cerrar el ciclo con el caso de negocio. Comparar los beneficios realmente obtenidos con las proyecciones del caso de negocio original y documentar los resultados.
¿Quién es responsable?
El patrocinador del proyecto es responsable de que los beneficios estén definidos y cuantificados. El responsable de beneficios asume la imputabilidad de su realización tras el despliegue. El director de proyecto entrega las capacidades que hacen posible la realización de beneficios, pero no los beneficios en sí.
XNM Consulting ayuda a las organizaciones a diseñar marcos de gestión de beneficios e integrarlos en la gobernanza de proyectos.