Un graphique : le cout de trouver vs. le cout de classer
Classer un document coute deux minutes, une fois. Trouver un document jamais classe correctement coute de quelques minutes a quelques heures - et ce cout revient chaque fois que quelqu'un en a besoin. On s'obsede sur le premier chiffre parce qu'on le ressent : la petite friction immediate de s'arreter pour nommer et ranger un fichier. On ignore le second parce qu'il est dilue, paye en interruptions eparses par des gens qui ne comparent jamais leurs notes. Cette asymetrie est toute l'histoire, et un seul graphique la rend impossible a fuir.
Voici l'arithmetique inconfortable. Classer est un cout fixe et minuscule, paye une fois par la personne ayant le plus de contexte. Trouver est un cout variable et recurrent, paye a repetition par des gens ayant le moins de contexte. Le document est classe une fois au plus; il peut etre cherche des dizaines de fois au cours de sa vie. Alors meme si trouver n'etait que legerement plus cher que classer par evenement, les totaux a vie divergeraient quand meme follement - parce que l'un est paye une fois et l'autre encore et encore.
Lisez le graphique lentement
Les barres ci-dessous comparent le cout a vie d'un document sous deux regimes. A gauche, le document est bien classe le jour ou il est cree : un petit cout, et chaque recuperation ulterieure est rapide. A droite, le meme document n'est jamais vraiment classe - il vit dans une boite de reception ou un bureau - donc il est facile a ignorer aujourd'hui mais couteux a localiser chaque fois que quelqu'un en a besoin sur les deux annees suivantes. La barre de gauche est presque entierement la minute de classement. La barre de droite est presque entierement de la recherche.
Pourquoi on l'inverse sans cesse
Si le calcul est si desequilibre, pourquoi des organisations competentes continuent-elles de choisir le cote couteux? Parce que les couts ne sont pas ressentis par la meme personne au meme moment. Le cout de classement est concentre et visible : il tombe sur vous, maintenant, comme une etape supplementaire agacante. Le cout de recherche est diffus et differe : il tombe sur quelqu'un d'autre, plus tard, en morceaux trop petits pour etre remarques. L'etre humain est tres doue pour eviter une petite douleur visible et tres mauvais pour chiffrer une grande douleur invisible. On n'est pas paresseux; on regarde simplement le mauvais chiffre.
Le classeur et le chercheur sont d'habitude des personnes differentes, donc qui economise le temps n'est pas qui le depense.
Le cout de recherche se cache sous 'je cherche juste quelque chose', qui n'est jamais consigne comme un cout.
Classer parait facultatif sur le moment; trouver parait obligatoire - mais seulement une fois qu'il est trop tard pour classer a bas prix.
Une seule recherche tardive parait insignifiante; les recherches insignifiantes ne deviennent un chiffre que lorsqu'on finit par les additionner.
La lecon est une seule regle
Vous n'avez pas besoin d'un systeme pour agir sur ce graphique - vous avez besoin d'une regle, et elle est courte : payez le petit cout du cote bon marche. Classez quand le document est chaud, nommez-le pour le chercheur, et rangez-le la ou le chercheur regardera. Vous ne le faites pas pour vous aujourd'hui; vous le faites pour la version de votre equipe qui aura besoin de ce document au pire moment possible dans deux ans. La minute la moins chere de la vie d'un document est celle ou vous le classez. Chaque minute apres, le prix ne fait que monter.
Le meme calcul desequilibre apparait dans le controle des versions, les approbations et les verifications - d'autres analyses en un graphique sur ou passe vraiment le temps de projet transforment les couts invisibles en couts qu'on peut enfin voir.
