L'organigramme ne dirige pas votre projet. Le dossier, oui.
Montrez l'organigramme et vous pouvez nommer qui commande quoi. Les cases sont nettes, les lignes propres, les titres impressionnants. Avancez maintenant d'un an, au moment ou une decision est contestee - un changement qui a coute de l'argent, une approbation que quelqu'un dit n'avoir jamais eu lieu, une orientation qui s'est revelee mauvaise. Montrez encore l'organigramme. Il vous dit qui etait cense decider. Il ne peut pas vous dire qui l'a fait, ce qu'il a decide, ni quand. A cet instant, l'organigramme est une decoration. Le dossier est la seule chose qui tient debout.
On confond deux choses differentes : la structure de l'autorite et sa preuve. L'organigramme decrit la structure - les roles, les liens hierarchiques, le droit theorique de decider. Mais l'autorite sur un vrai projet n'est pas exercee par une case sur un schema; elle est exercee par une personne, a une date, prenant une decision precise sur laquelle d'autres agissent ensuite. Si cette decision n'a jamais ete ecrite, l'autorite qui l'a produite n'a en pratique jamais existe - parce qu'un an plus tard, personne ne peut prouver qu'elle existait. D'ici la fin, vous verrez pourquoi c'est la decision consignee, et non le titre, qui abrite l'autorite.
Un titre dit qui peut decider. Un dossier dit qui l'a fait.
Voyez comment les decisions se prennent vraiment sur un projet occupe. Une question surgit dans un couloir. Une personne haut placee dit 'oui, allez-y'. Les travaux avancent. Tous croient que la decision a ete prise par quelqu'un ayant l'autorite de la prendre - et ils ont probablement raison. Mais 'probablement raison' n'est pas une defense. Quand la consequence de ce oui apparait plus tard, la question n'est jamais 'cette personne etait-elle assez haut placee?'. La question est 'pouvez-vous me montrer la decision?'. Un titre repond a la premiere question. Seul un dossier repond a la seconde.
Voila pourquoi des projets aux organigrammes impeccables sombrent quand meme dans les litiges. La structure n'a jamais ete le probleme. Le probleme, c'est que la structure produisait des decisions plus vite que quiconque ne les consignait, de sorte que le projet a accumule une longue trainee de decisions lourdes qui n'existent que dans la memoire. La memoire n'est pas une preuve. Quand deux personnes se rappellent differemment la meme conversation - et sous pression, c'est toujours le cas - l'organigramme ne peut pas trancher. Seul le dossier le peut.
La gouvernance est la discipline de consigner les decisions
On decrit souvent la bonne gouvernance de projet comme avoir les bonnes personnes aux bons postes. C'est necessaire mais insuffisant. La discipline plus profonde, c'est de s'assurer que chaque decision que ces personnes prennent laisse une trace : qui a decide, quoi, quand, et sur quelle base. Pas une trace bureaucratique - une trace utilisable. Le but n'est pas de ralentir les decisions; c'est de garantir qu'une decision rapide aujourd'hui reste une decision defendable demain. Un projet ou l'autorite est exercee sans cesse mais consignee rarement est un projet qui vit a credit, et le credit arrive a echeance la premiere fois que quelqu'un conteste un resultat. C'est l'ecart que XNM-VISION a ete concu pour fermer : un seul endroit ou les decisions qui regissent un projet sont captees et retrouvables, afin que l'autorite laisse un dossier plutot qu'une simple impression.
Cette semaine, prenez une decision lourde que votre projet a prise recemment et demandez : si quelqu'un la contestait dans un an, que montreriez-vous? Si la reponse honnete est 'la conversation' ou 'tout le monde le sait', la decision est sans defense - non parce que la mauvaise personne l'a prise, mais parce que la bonne personne ne l'a jamais consignee. Promouvez les gens en qui vous avez confiance, dessinez l'organigramme comme vous voulez, mais comprenez ce qu'il est : une carte de qui peut parler. Le dossier est la seule preuve de ce qui a ete dit. Dirigez votre projet sur le dossier, et laissez l'organigramme etre ce qu'il est vraiment - un schema, pas une defense.
Autorite, approbations et responsabilite se ramenent toutes a la meme chose - une decision qu'on peut retrouver plus tard - plus sur pourquoi le dossier, et non le titre, dirige le projet retracent comment les decisions consignees tiennent quand la memoire flanche.
