Un grafico: donde los presupuestos de proyecto fugan en silencio
Cuando un proyecto de capital se pasa, la autopsia sale a cazar al villano - la mala estimacion, el proveedor, la decision. Es una historia reconfortante porque implica una solucion facil. Tambien es, la mayoria de las veces, falsa. Los sobrecostos rara vez son una sola falla. Son la acumulacion de pequenas fugas no documentadas, cada una demasiado menor para alarmar a alguien, que suman un numero capaz de terminar carreras.
Si permanecen ocultas es porque ninguna aparece limpia en un resumen de presupuesto. El resumen le muestra una categoria por encima de su linea. No le muestra que el exceso son tres semanas de una cuadrilla esperando una aprobacion, mas un ciclo de retrabajo causado por un plano que nadie sabia que estaba reemplazado, mas dos cambios que se hicieron pero nunca se facturaron. El resumen muestra el sintoma. Las fugas son la causa, y la causa es casi siempre un problema de registros disfrazado de problema de presupuesto.
Las fugas que no se ven en el resumen
Descomponga un sobrecosto tipico en sus componentes reales y aparece el mismo punado de culpables, mas o menos en este orden de tamano:
Mire lo que domina. La rebanada mas grande es el retrabajo por informacion faltante o vieja - trabajo rehecho porque el documento correcto no estaba en las manos correctas en el momento correcto. Le sigue los cambios no facturados - trabajo real, nunca cobrado. Luego el tiempo muerto esperando aprobaciones que quedaron en la fila de alguien. Luego el alcance que se colo sin documentarse ni cotizarse. Luego el puro trabajo duplicado, dos personas resolviendo el mismo problema sin saber la una de la otra.
Note lo que todas tienen en comun. Ninguna es una fuerza del mercado ni un caso fortuito. Cada fuga es un registro que faltaba, llego tarde, se perdio o nunca se escribio. El sobrecosto no es realmente un problema de costo. Es un problema de informacion que se convierte en problema de costo, en silencio, una pequena fuga a la vez.
Como encontrar sus fugas antes de que se acumulen
No se puede arreglar lo que no se ve, asi que el primer paso es dejar de aceptar los excesos por categoria como explicaciones y empezar a preguntar de que esta hecho el exceso. Unos cuantos habitos sacan las fugas a la luz temprano:
Etiquete el retrabajo cuando ocurre y registre por que - info faltante, plano reemplazado, aprobacion tardia - para que el patron se vuelva visible en vez de desvanecerse en «mano de obra».
Mantenga un registro de cambios en vivo con una columna «no facturado», para que el trabajo hecho pero no cobrado no pueda esconderse.
Mida el tiempo de ciclo de las aprobaciones; los dias de espera son un costo aunque nadie este facturando por ellos.
Haga de «de donde salio este numero» una pregunta que el proyecto siempre pueda responder en minutos, no en dias.
El sobrecosto que teme no espera en alguna gran decision futura. Esta fugando, ahora mismo, en pequenos lugares no documentados. Encuentre las fugas mientras aun son gotas, y el numero dramatico del resumen nunca tiene la oportunidad de formarse.
Cada una de estas fugas se remonta a un registro que faltaba cuando importaba. Vea el resto de las notas de campo de la semana sobre registros que rescatan dinero para la misma leccion sobre inspecciones, cambios y el precio de la informacion perdida.
