El costo de la informacion perdida es un numero - asi se encuentra
Pregunte a un equipo directivo cuanto le cuesta la mala informacion y por lo general recibira un encogimiento de hombros y una frase: «Es dificil de cuantificar.» Esa frase es la mas cara de la sala, porque todo lo que decide que no se puede medir es algo que ha decidido en silencio no gestionar. La verdad es lo contrario. El costo de la informacion perdida, tardia e inhallable no es una sensacion. Es un numero - y puede encontrarlo con una aritmetica para la que ya tiene los datos.
Si se siente invisible es porque nunca llega como una sola factura. Se esconde dentro de otras lineas: mano de obra, horas extra, legal, plazo. Desarmado, sin embargo, el costo de la mala informacion vive en cuatro cubetas, y puede ponerle una cifra real a cada una sin un consultor ni un estudio.
Una forma simple de poner precio a su riesgo documental
El tiempo gastado en buscar. Cuantas horas por semana, mas o menos, pasa su gente buscando documentos, versiones o aprobaciones que deberian hallarse en segundos ? Multiplique por el costo horario cargado. Para la mayoria de los equipos esta sola cubeta es mas grande de lo esperado, porque buscar se siente como trabajar.
El retrabajo por informacion vieja. Con que frecuencia se rehace trabajo porque alguien se baso en un plano reemplazado, un numero viejo o una decision que ya habia cambiado ? Cada caso tiene un costo en horas y materiales. Etiquete unos cuantos y extrapole.
Las disputas y reclamos. Cuanto gasta defendiendo o resolviendo posiciones que pudo haber probado al instante con un registro limpio - disputas de cambios, hallazgos de auditoria, discusiones de contrato ? El costo legal de no poder probar lo que ya hizo.
El retraso de plazo. Cuando una decision espera informacion que nadie encuentra, todo el proyecto queda inactivo. Ponga su costo diario de retraso contra los dias perdidos por informacion faltante, y esta cubeta a menudo eclipsa al resto.
Sume las cuatro y tendra un numero - su costo anual de mala informacion. No sera exacto, y no necesita serlo. Una estimacion defendible cambia toda la conversacion, porque ahora el problema tiene un tamano, y un problema con un tamano puede compararse con el costo de arreglarlo.
Mire la forma. Ninguna cubeta es toda la historia; el costo es amplio y distribuido, que es justo por lo que permanece invisible. Cada pieza es lo bastante pequena para descartarla aislada y lo bastante grande para importar en suma. Esa es la firma de todo problema caro que nadie gestiona.
Pongale precio, luego reduzcalo
Una vez que el numero existe, el camino es obvio. No necesita un programa de transformacion; necesita hacer la informacion hallable, vigente y demostrable - una sola fuente de verdad en vez de una dispersion de bandejas y discos. Esa es toda la premisa de XNM-VISION: poner el proyecto y sus registros en un solo lugar donde la version correcta sea siempre la que encuentra. Pero el marco de arriba no cuesta nada, y hacerlo usted mismo es el primer paso honesto - porque no se puede gestionar un numero que se ha negado a calcular.
Este numero es la suma de todas las fugas menores - la inspeccion abierta, el cambio no facturado, el presupuesto que se desvio. Lea las notas de campo de la semana sobre los registros detras de cada una y vea como el abstracto «costo de la mala informacion» se resuelve en habitos concretos y corregibles.
