Un grafico: cuanto tarda realmente << Donde esta? >>
Pregunte a cualquiera de su equipo cuanto tiempo pasa buscando documentos y se encogera de hombros: << Unos minutos aqui y alla. >> Ese encogimiento de hombros es la frase mas cara de su organizacion. Porque unos minutos aqui y alla, multiplicados por cada persona y cada dia laborable, suman en silencio un sueldo a tiempo completo gastado en no hacer mas que cazar cosas que ya existen.
La cifra que sigue es ilustrativa, no una afirmacion sobre su equipo en particular - pero haga su propia version y la forma no cambiara. Dejeme mostrarle como << unos minutos >> se convierten en una persona a la que paga por buscar.
La cuenta que nadie hace
Empiece conservador. Digamos que cada persona pierde treinta minutos al dia en la busqueda: el plano tres carpetas mas abajo, el correo con la especificacion aprobada, la ultima version del formulario, la cifra que alguien cito el mes pasado. Treinta minutos es una estimacion baja - los estudios sobre el trabajo del conocimiento ubican la caza de documentos mas arriba desde hace tiempo - pero mantengala conservadora y aun asi golpea fuerte.
Treinta minutos al dia son dos horas y media a la semana. Digamos unas ciento veinte horas al ano por persona, una vez descontadas las vacaciones. En un equipo de veinte, eso son unas dos mil cuatrocientas horas al ano - el equivalente de mas de una persona a tiempo completo que no hace nada, todo el ano, salvo buscar. Ya paga ese sueldo. Solo que no lo ve, porque esta untado en el dia de cada uno en manchitas de cinco minutos.
Por que buscar es peor de lo que parece
Las horas son solo el costo visible. Debajo hay tres mas:
El impuesto de la interrupcion. Una busqueda de cinco minutos no son cinco minutos. Rompe la concentracion, y volver al trabajo profundo cuesta mucho mas que la busqueda misma.
El impuesto de la version equivocada. A veces la caza termina con el documento equivocado - una revision vieja, una cifra reemplazada - y el costo no es tiempo perdido, es una decision tomada con datos caducos.
El impuesto de la rendicion. A veces la gente deja de buscar y simplemente recrea la cosa. Ahora tiene dos versiones de la verdad, y la busqueda de manana es peor.
Ese es el bucle que hace que todo se componga. Cada busqueda fallida, o a medias, deja la pila mas desordenada, lo que alarga la siguiente busqueda. El desorden no es estatico; cobra intereses.
La solucion no es << buscar mas rapido >>
Esto no se vence comprando un mejor buscador ni diciendole a la gente que se organice mas. Se vence eliminando la necesidad de buscar - un unico lugar con autoridad para cada cosa, de modo que << donde esta? >> tenga exactamente una respuesta. La meta no es encontrar documentos rapido. Es no tener que buscar nunca, porque solo hubo un lugar donde podia estar.
Mantener un proyecto y sus registros en un solo lugar - precisamente el problema que XNM-VISION existe para resolver - es una forma de llevar ese tiempo de busqueda hacia cero. Pero el primer paso no cuesta nada: esta semana, elija los diez documentos que su equipo mas caza, dele a cada uno un unico hogar, y digale a todos donde esta. Luego observe cuanto de ese sueldo invisible a tiempo completo acaba de recuperar.
Los minutos perdidos en << donde esta? >> son el mismo impuesto que una aprobacion que no se encuentra - el desorden cobrandole en silencio por hora. mas sobre el verdadero costo de los registros desorganizados.
