Establecer una unica fuente de verdad en una semana
Para el viernes, todo el equipo sabia exactamente donde encontrar la version vigente de cualquier documento - y, mas importante, donde poner el siguiente. Suena al final de una transformacion de un ano. Tomo cinco dias habiles, y la mayor parte del esfuerzo fue decidir, no instalar.
La mayoria de las organizaciones no pierden documentos por falta de software. Los pierden porque hay seis lugares plausibles donde puede estar un archivo - una unidad compartida, tres bandejas de correo, el escritorio de alguien, un hilo de chat - y ningun acuerdo sobre cual es el real. Una unica fuente de verdad no es un producto que se compra. Es una decision que se toma y luego se defiende. Aqui va una semana realista para lograrlo.
La semana, dia por dia
Lunes - Elegir el unico lugar. Escoja un solo hogar para los documentos que importan. No se atormente con la herramienta; la disciplina importa mas que la plataforma. Anunciela con claridad - de ahora en adelante, la version vigente vive aqui, y ningun otro lugar es autoritativo.
Martes - Acordar la estructura. Bosqueje una estructura simple de carpetas o categorias que siga como fluye realmente el trabajo - por proyecto, por fase, por tipo de documento. Mantengala plana. Los arboles de carpetas profundos son donde los documentos van a esconderse.
Miercoles - Nombrar para que su yo futuro encuentre. Fije una sola convencion de nombres y escribala en una pagina: que es, que proyecto, que version, que fecha. La consistencia le gana a la astucia. Un archivo que encuentra al buscar vale mas que uno perfectamente archivado que olvida que existe.
Jueves - Mover solo los documentos vivos. Resista el impulso de migrar todo. Mueva lo que esta en uso, mas lo que alguien pueda necesitar este trimestre, y archive el resto en su lugar. Una fuente de verdad para el trabajo activo se logra en una semana; querer hacerlo todo de golpe, no.
Viernes - Fijar la regla y el responsable. Escriba la unica regla - los documentos nuevos y actualizados van aqui, de inmediato - y nombre a una persona que sea dueno del espacio. Luego digaselo a todos. Una fuente de verdad sin dueno vuelve al caos en un mes.
Eso es todo. Sin ciclo de compras, sin consultor, sin programa de dieciocho meses. Lo dificil nunca fue la tecnologia. Fue lograr que un equipo aceptara que un solo lugar gana, y luego actuara como si eso fuera cierto.
La disciplina es el entregable
Una unica fuente de verdad se degrada en cuanto la gente empieza a hacer excepciones - solo esta vez lo envio por correo; solo esta vez guardo mi propia copia. La instalacion toma una semana; el mantenimiento toma un habito. Las organizaciones que sostienen la linea son aquellas donde poner un documento en el lugar correcto es mas facil que no hacerlo, y donde alguien nota cuando no ocurre.
Cuando este listo para ir mas alla de una carpeta compartida - para controlar quien ve que, rastrear quien cambio que y probar que la version vigente realmente es la vigente - ese es el momento en que un sistema hecho a proposito como XNM-VISION gana su lugar. Pero empiece por la semana anterior. El habito debe existir antes de que cualquier herramienta pueda protegerlo.
Manana, no compre nada. Solo elija el unico lugar y digale a su equipo que es el unico lugar. El resto de la semana es defender esa frase.
Una unica fuente de verdad es la base sobre la que se construye toda otra disciplina de registros - vea como encajan las piezas a lo largo de un proyecto entero.
