Un grafico: la carga de cumplimiento de las subvenciones, ilustrada
Una organizacion sin fines de lucro consigue una subvencion de cincuenta mil dolares y celebra. Lo que la celebracion no contempla es el segundo presupuesto, invisible, atado a ese dinero: las horas que costara probar, una y otra vez, que cada dolar fue a donde se prometio. Para muchas organizaciones pequenas, ese presupuesto oculto es el verdadero costo del financiamiento.
Cada subvencion trae una obligacion de reporte - informes parciales, conciliaciones financieras, relatos de resultados, recibos y, a veces, una visita al sitio. Por separado, nada de esto es irrazonable. En conjunto, sobre una pila de subvenciones cada una con su plantilla, su portal y su fecha limite, se convierte en un empleo. Y es un empleo que suele recaer en la misma persona que entrega el programa.
La carga detras de cada dolar
Piense en un programa modestamente financiado, sostenido por un punado de subvenciones. Cada financiador quiere su propio informe, en su propio calendario, en su propio formato. El trabajo de cumplimiento no crece con el tamano de la subvencion - una subvencion de diez mil dolares puede exigir casi tanto reporte como una de cien mil. Apile cuatro o cinco y una parte considerable de la semana de un coordinador desaparece en documentacion que no produce ningun servicio directo.
Vale la pena ser preciso sobre por que la carga crece asi. Una subvencion mas grande rara vez significa proporcionalmente mas reporte; la plantilla, el portal y el ciclo de aprobacion de un financiador cuestan mas o menos el mismo esfuerzo, sea la subvencion modesta o grande. Por eso cada financiador adicional agrega una losa de gastos casi fija - un nuevo formato que aprender, una nueva fecha que seguir, un nuevo conjunto de recibos que conciliar - sin importar los dolares en juego. Cinco subvenciones pequenas pueden ser mas pesadas de administrar que una sola grande del mismo valor total, que es justo la combinacion con la que terminan viviendo muchas organizaciones pequenas.
El grafico de abajo muestra el patron de forma ilustrativa: a medida que crece el numero de financiadores activos, las horas mensuales dedicadas a cumplimiento y reporte suben mas rapido que el financiamiento. Esta es la razon silenciosa por la que las organizaciones subvencionadas se sienten perpetuamente exigidas - la carga de reporte es trabajo real que ningun renglon de la subvencion paga.
Que hacer con el patron
No puede desear que el reporte desaparezca, pero puede dejar de pagarlo cinco veces por separado. Las organizaciones que mejor lo llevan construyen su evidencia de cumplimiento una sola vez - registrando gastos, resultados y documentacion a medida que ocurre el trabajo - y luego remodelan ese unico registro al formato de cada financiador. El reporte igual debe producirse, pero se arma a partir de un registro mantenido en lugar de reconstruirse desde cero cada trimestre. El ahorro no es glamoroso, pero es real: la misma evidencia de fondo, capturada una vez y reutilizada muchas veces, en lugar de rehacerse desde cinco puntos de partida distintos.
Manana, sume las horas reales que su equipo dedica al reporte de subvenciones en un mes tipico y pongale una cifra en dolares. Ese numero es su verdadero presupuesto de cumplimiento. Una vez visible, puede decidir financiarlo, sistematizarlo o considerarlo al elegir que subvenciones vale la pena perseguir. El reporte que no ve es reporte que no puede gestionar.
La carga de cumplimiento permanece invisible hasta que la mide - y medirla es el primer paso para controlarla. mas sobre los registros que hacen el reporte sostenible.
