La facture du sous-traitant payee deux fois
La meme facture a ete payee deux fois. Onze mille dollars a un sous-traitant en cloisons seches deja paye en mars - et personne ne s'en est apercu avant la revision de fin d'annee. Ce n'etait pas de la fraude. C'etaient deux personnes, deux boites de courriel, et personne pour rapprocher la facture du contrat.
Voici le point inconfortable : l'equipe qui a paye deux fois etait une bonne equipe. Organisee, occupee, de bonne foi. D'ou la question a laquelle repond cet article - si des gens rigoureux paient sans cesse deux fois la meme facture, le probleme n'est pas les gens. C'est l'ecart entre la facture et ce a quoi elle est censee correspondre.
Comment un doublon finit par etre paye
C'est rarement spectaculaire. Le sous-traitant soumet une facture d'avancement en mars; elle est approuvee, codee et payee. En mai, la meme facture revient - peut-etre parce que sa propre comptabilite la signalait comme en souffrance, peut-etre parce que le PDF a ete transfere une deuxieme fois. Une autre personne l'ouvre cette fois. Elle voit une facture valide, un fournisseur connu, un montant raisonnable. Elle l'approuve. Deux approbations, deux paiements, un seul travail.
Personne n'a rien fait de manifestement mal. Chaque approbateur a verifie ce qu'il avait sous les yeux. La faille, c'est que ce qu'il avait sous les yeux n'a jamais inclus le seul fait qui comptait : ce travail etait deja facture et deja paye.
Le vrai coupable : rien ne relie la facture au contrat
Chaque facture est une creance sur un engagement - une ligne d'un contrat, un bon de commande, un echeancier des valeurs. Quand la facture et l'engagement vivent au meme endroit, un doublon saute aux yeux : la ligne est deja marquee payee. Quand ils vivent separement - le contrat dans un dossier, la facture dans le courriel, le paiement dans le systeme comptable - aucun ecran unique n'affiche deja paye. Vous comptez sur un humain pour se souvenir d'une transaction d'il y a deux mois. La memoire n'est pas un controle.
Voila pourquoi le probleme des paiements en double croit avec votre activite et votre decentralisation. Plus de factures, plus d'approbateurs, plus de boites de courriel - plus de place pour qu'une meme creance passe deux fois.
Les factures arrivent par courriel. il n'y a donc aucun registre partage et ordonne de ce qui est arrive et quand.
L'approbation se fait par document, pas par engagement. chaque facture est jugee seule, jamais par rapport au contrat qu'elle ponctionne.
Le contrat vit ailleurs. repondre combien reste-t-il sur cette entente prend dix minutes, si tant est qu'on le demande.
Des personnes differentes approuvent des factures differentes. personne ne detient l'historique complet des paiements d'un meme fournisseur.
Ce que la fuite coute vraiment
Les regles empiriques du secteur situent les doublons et trop-payes a une fraction de pour cent des depenses totales - petit en pourcentage, douloureux en dollars. Sur un programme d'immobilisations d'environ 40 millions de dollars, meme un dixieme de pour cent represente 40 000 $ qui s'envolent, rarement recuperes faute d'etre reperes a temps. Le graphique ci-dessous montre la tendance : plus le lien entre facture et contrat est serre, plus la fuite est faible.
L'important n'est pas les chiffres exacts - ils varient d'une organisation a l'autre. L'important est la forme. Rapprocher les factures d'un tableur aide; les rapprocher du contrat reel, dans un seul systeme, comble presque l'ecart. C'est la qualite du controle, pas l'effort, qui fait bouger le chiffre.
A faire avant d'emettre le prochain cheque
Pas besoin de nouveau logiciel pour commencer. Il faut une regle et une habitude.
Rapprochez chaque facture d'un engagement. pas de ligne de contrat ni de bon de commande, pas de paiement. Cette seule regle attrape la plupart des doublons.
Tenez un cumul par entente. suivez le facture-a-ce-jour par rapport a la valeur du contrat pour qu'un depassement saute aux yeux.
Donnez a chaque fournisseur un seul historique de paiements. un endroit ou vit chaque facture et chaque paiement de ce sous-traitant, pour que la deuxieme copie atterrisse a cote de la premiere.
Tot ou tard, le tableur craque, et l'on veut factures, contrats et statut de paiement reunis dans un meme espace verifiable - c'est l'ecart que nous avons concu XNM-VISION pour combler. Mais meme sur papier, la regle pas d'engagement, pas de paiement attrapera le prochain cheque en double avant qu'il ne soit encaisse.
Nous avons vu ce schema exact se jouer avec des ordres de changement que personne n'avait rapproches de la portee initiale - d'autres anatomies de depassement sont ici.
