Un graphique : la taxe de reddition de comptes des equipes de projet
Additionnez les heures que votre equipe de projet passe a rendre compte du travail, et comparez-les aux heures passees a faire le travail. Pour bien des equipes, le premier chiffre est plus proche du second qu'on ne veut l'admettre. Nous l'appelons la taxe de reddition de comptes - et la plupart des organisations la paient sans jamais en voir la facture.
La question a laquelle repond ce graphique : ou passe vraiment une semaine de projet? Car si presque la moitie sert a decrire le travail plutot qu'a le faire avancer, ce n'est pas un probleme de productivite. C'est un probleme de structure - et il se corrige.
La taxe de reddition, en une image
Imaginez une semaine type de 40 heures d'un chef de projet sur un projet d'immobilisations de taille moyenne. Voici ou les heures ont tendance a aller.
Dix-huit heures sur quarante - presque la moitie - vont a la reddition de comptes et a la recherche de l'information necessaire pour rendre compte. Le vrai travail de projet, la raison d'etre du poste, recolte le reste. Ces chiffres sont illustratifs et varient d'une organisation a l'autre, mais demandez a n'importe quel chef de projet de chronometrer honnetement sa semaine et la forme le surprend rarement.
Pourquoi la taxe est si elevee
Ce n'est pas que les rapports d'etat soient inutiles - la direction en a vraiment besoin. La taxe est elevee parce que l'information n'est pas prete. Les heures ne servent pas a ecrire le rapport; elles servent a le monter : tirer des chiffres d'un systeme, l'etat des documents d'un disque, les ordres de changement du courriel, et reconcilier des versions qui se contredisent. La redaction est rapide. La collecte est la taxe.
Les donnees vivent en morceaux. l'echeancier ici, les couts la, les documents ailleurs - chaque rapport est un travail de remontage.
Chacun rend compte differemment. sans format commun, la direction redemande, et vous refaites le rapport.
Le rapport d'hier est deja perime. alors vous le reconstruisez a zero la semaine suivante au lieu de l'actualiser.
Le second cout, invisible
Il y a un cout au-dela des heures perdues, et il est pire : le travail qui ne se fait pas. Chaque heure qu'un chef de projet passe a monter un rapport d'etat est une heure qu'il ne passe pas a debloquer un sous-traitant, a reperer tot une derive budgetaire ou a prendre la decision qui garde l'echeancier honnete. La taxe de reddition ne fait pas que bruler du temps - elle echange en silence le jugement de vos gens les plus experimentes contre du travail de bureau. Sur un projet serre, cet echange fait la difference entre attraper un probleme la troisieme semaine et le decouvrir au troisieme mois.
Comment alleger la facture
On allege la taxe de reddition en faisant en sorte que l'information se rapporte d'elle-meme - collectee une fois, au meme endroit, a jour, pour qu'une mise a jour d'etat soit une vue, pas un projet. Le but n'est pas moins de rapports; ce sont des rapports qui coutent des minutes au lieu de jours.
Captez une fois, rapportez souvent. saisissez couts, echeancier et etat des documents au meme endroit et laissez chaque rapport y puiser.
Normalisez le format. une seule forme de rapport convenue tue la boucle des redemandes.
Faites de a jour la valeur par defaut. une vue en direct vaut mieux qu'une reconstruction hebdomadaire - le rapport n'est jamais perime parce qu'il n'est jamais reconstruit.
Cette semaine, demandez a une personne de noter les heures passees a collecter par rapport a celles passees a faire. Mettez un chiffre sur votre taxe de reddition. On ne peut pas reduire un cout qu'on n'a jamais mesure - et une fois que vous le voyez, vous ne le verrez plus jamais autrement.
Cette demi-semaine enfouie apparait partout des qu'on regarde - nous la retrouvons sans cesse dans les donnees.
