L'habitude quotidienne de 10 minutes qui garde un projet retrouvable
Il existe une habitude qui coute environ dix minutes a la fin d'une journee de travail et qui fait economiser des heures chaque semaine ensuite. Elle n'exige aucun logiciel, aucune ligne budgetaire et aucune courbe d'apprentissage. Elle est si sans eclat que la plupart des equipes y jettent un coup d'oeil, decident que c'est trop petit pour compter, et la sautent - puis passent le reste de l'annee a payer ce saut en recherches de quinze minutes que personne n'additionne.
L'habitude, la voici : avant de fermer l'ordinateur, vous rangez les documents de la journee a leur place et vous les nommez pour qu'un inconnu puisse les retrouver. C'est tout. La raison pour laquelle ca marche n'est pas les dix minutes que vous y mettez. Ce sont les cent minutes que vous ne mettez pas plus tard a chercher la chose que vous saviez avoir. D'ici la fin, vous verrez pourquoi le moment le moins cher pour classer un document est celui ou vous le creez - et pourquoi chaque minute d'attente le rend plus couteux.
Classer coute peu tant que le document est chaud
Un document est 'chaud' le jour ou vous le creez. Vous savez ce que c'est, pourquoi il existe, a quel projet il appartient et ce qui doit suivre. Le nommer correctement et le deposer au bon endroit prend des secondes, parce que tout le contexte est dans votre tete. Attendez une semaine et le document se refroidit. Il faut maintenant le rouvrir pour se rappeler ce que c'etait, reconstituer quelle version est courante et deviner ou il devrait vivre. Le classement n'est pas devenu plus difficile; le document s'est refroidi, et les documents froids coutent cher a manipuler.
Multipliez cela a l'echelle d'une equipe. Chaque document froid qu'un autre doit interpreter est une petite taxe : un message demandant 'lequel est la version finale', une reunion qui cale pendant que deux personnes cherchent, une approbation qui attend parce qu'on ne trouve pas la chose a approuver. Rien de tout cela ne ressemble a une crise. C'est le piege. La facture n'arrive jamais d'un coup; elle arrive en mille petites factures, et les petites factures ne declenchent pas d'alarme.
Ce que contiennent vraiment les dix minutes
La discipline est assez petite pour se faire fatigue, a la fin d'une longue journee. C'est tout l'interet - si elle exige de la volonte, elle ne survivra pas a une semaine chargee. Gardez-la en une routine courte et fixe :
Nommer pour le lecteur futur. Utilisez un nom qu'un collegue comprendrait dans cinq ans : projet, type de document, date et version. Pas 'notes' ni 'finale-v3-VRAIE'.
Le mettre au seul bon endroit. Sortez-le de vos telechargements, de votre bureau et de votre boite de reception, vers l'unique emplacement convenu par l'equipe. Un document que vous seul retrouvez est un document que le projet n'a pas vraiment.
Marquer ce qui est courant. Si vous avez fait une nouvelle version, assurez-vous qu'on ne puisse pas confondre l'ancienne avec elle. Remplacez, n'accumulez pas.
Noter la decision unique. Si la journee a produit une decision - une approbation, un changement, une orientation - ecrivez la seule ligne qui la consigne tant que vous vous rappelez pourquoi.
Le benefice est invisible, et c'est pour ca qu'il est enorme
Le plus dur avec cette habitude, c'est que sa recompense est une chose qui n'arrive pas. La recherche que vous n'avez jamais a lancer. Le message 'ou est-ce' que vous n'avez jamais a envoyer. La verification qui n'est pas une course folle parce que tout etait deja a sa place. Les economies invisibles sont de vraies economies, mais elles ne s'annoncent pas, alors elles sont faciles a sous-estimer et faciles a couper. Les equipes qui gardent l'habitude sont celles qui ont appris a faire confiance au calme.
Ce soir, essayez la plus petite version : avant de fermer votre ordinateur, prenez les fichiers que vous avez touches aujourd'hui, nommez-les pour un inconnu futur, et deplacez-les la ou ils appartiennent vraiment. Faites-le une fois. Demain ca prend une minute de moins, parce que la pile d'aujourd'hui ne vous attend pas. Ce cumul - un peu d'ordre, tenu chaque jour - c'est tout le secret.
La petite discipline quotidienne est la facon dont se batissent les bons dossiers, un document chaud a la fois - plus sur les habitudes qui gardent un projet retrouvable transforment la course folle en routine.
