Como documentar una decision para que sobreviva a las personas
Dentro de dos anos, alguien se parara frente a una decision que su equipo toma esta semana y hara la unica pregunta que importa: por que lo hicimos asi? Para entonces, quien decidio ya no estara - nuevo empleo, nuevo proyecto, jubilacion, olvido. La decision seguira vigente. El razonamiento detras habra desaparecido, salvo que lo haya anotado. Y la mayoria de los equipos anota el que y pierde el porque.
Existe un artefacto pequeno y concreto que evita esto - y tiene cinco lineas. No una politica, no un sistema, no una reunion. Cinco lineas, capturadas en el momento de decidir. Al terminar podra escribir una en unos noventa segundos.
El que sobrevive solo. El porque se evapora.
Mire como se registran de verdad las decisiones. El resultado es facil - se revisa el plano, se elige al proveedor, se hace el cambio, se mueve el presupuesto. Eso deja rastros fisicos. Pero el razonamiento - las opciones consideradas, la restriccion que descarto una, el riesgo aceptado a sabiendas, quien dio el visto bueno - vive solo en la cabeza de quienes estaban en la sala. Las cabezas se van. Y entonces el resultado queda huerfano: una decision que nadie puede explicar, es decir, una decision que nadie puede defender, revisar ni revertir con seguridad.
Por eso los equipos vuelven a litigar las mismas preguntas cada dieciocho meses. No por descuido, sino porque la ultima respuesta llego sin memoria adjunta. Alguien nuevo mira el arreglo, no ve justificacion, supone que no la habia y lo reabre. El costo no es solo el retrabajo. Es la erosion lenta de la confianza en cada decision pasada incapaz de explicarse.
El registro de decision de cinco lineas
No necesita un sistema para arreglar esto. Necesita un habito y una plantilla. Cuando una decision se toma de verdad - no se propone, se toma - capture estas cinco cosas y dejelas donde vive el trabajo:
La decision. Una oracion, en palabras claras. << Usaremos la opcion prefabricada para las cimentaciones norte. >>
La fecha y quien decide. Quien es responsable, y cuando. Es la linea que respondera << quien aprobo esto? >> dos anos despues.
El porque - la una o dos razones que de verdad pesaron. No todos los factores. Los decisivos. << Mas rapido en condiciones invernales; evita el conflicto de grua en el lado este. >>
Que descartamos, y por que. La opcion que no tomo es la pregunta que alguien planteara luego. Respondala ahora. << Vaciado en sitio rechazado: riesgo de cronograma con temperaturas bajo cero. >>
Que nos haria cambiar de idea. La condicion bajo la cual conviene revisar. << Revisar si el plazo del prefabricado supera seis semanas. >>
Eso es todo. Noventa segundos. La magia no esta en el formato - esta en capturar el porque en el instante exacto en que aun esta en una cabeza, porque ese es el unico momento en que es barato. Una semana despues cuesta una reunion. Dos anos despues es irrecuperable.
Escribalo para el desconocido, no para usted
La prueba de un buen registro de decision es simple: podria una persona competente que no estuvo en la sala entender no solo que eligio, sino por que, y cuando tendria razon en cambiarlo? Escriba para ese desconocido. Es el auditor, el nuevo empleado, la version de su propio equipo que ya olvido - y siempre termina llegando.
Puede guardar estas cinco lineas donde sea que la decision no se separe de su razonamiento - una nota en el expediente, un campo en sus herramientas de proyecto, una linea en la bitacora. El sentido de un sistema unico para los proyectos y sus registros, el problema alrededor del cual construimos XNM-VISION, es exactamente ese: la decision y su porque quedan unidos para siempre. Pero incluso en papel, la regla de las cinco lineas rinde. Manana, escriba una para la mayor decision de la semana.
Una decision que nadie puede explicar es la misma falla que una aprobacion que no se encuentra - el rastro simplemente se corta. mas sobre los registros que sobreviven a quienes los crean.
