Cómo auditar su propio proyecto antes de que lo haga alguien más
Un auditor externo no sabe más que usted sobre su propio proyecto. Nunca ha caminado la obra. No sabe cuál de sus subcontratistas es confiable ni qué orden de cambio se discutió durante un mes entero. Tiene exactamente una ventaja, y es decisiva: no está cansado de su proyecto, así que de verdad va a abrir el expediente y leer lo que hay dentro.
Ese es todo el truco, y usted lo tiene disponible en cualquier momento, gratis. La única diferencia entre su versión y la de él es el momento, y el momento vale más que todo lo demás de la lista.
Cinco preguntas, y solo cinco
No necesita una metodología de auditoría. Necesita elegir cinco expedientes al azar y hacerle a cada uno las mismas cinco preguntas que hará un auditor. Si el expediente no puede responder, ha encontrado algo, y lo ha encontrado mientras todavía es barato.
¿Quién aprobó esto y puede mostrármelo? No quién lo habría aprobado. La constancia: un nombre, una fecha y un documento que existía antes de que se moviera el dinero.
¿La persona que lo aprobó tenía facultades para hacerlo? Compare el monto con su matriz de delegación de autoridad. Es el hallazgo más común, y casi nadie se lo aplica a sí mismo.
¿El monto pagado coincide con el aprobado? No aproximadamente. Exactamente, o con una razón documentada de la diferencia archivada justo al lado.
¿Puede producirlo sin preguntarle a nadie? Si encontrarlo exige llamar a alguien que ya se fue, la constancia todavía no existe. Es un recuerdo con nombre de archivo.
¿Seguiría teniendo sentido para un desconocido dentro de tres años? Léalo como si no supiera nada. Las siglas, las frases a medias y la lógica de precios que solo vivió en la cabeza de alguien reprueban esta prueba.
Cinco expedientes, cinco preguntas, unas dos horas. Hágalo cada trimestre. Lo importante no son las veinticinco respuestas, sino el patrón de las fallas. Un expediente malo es un accidente. La misma pregunta fallando en cuatro de cada cinco expedientes es un proceso diciéndole exactamente por dónde gotea.
Por qué el momento es todo el valor
En el mes tres, una aprobación faltante es un problema de dos correos. Quien tomó la decisión sigue en el proyecto, todavía recuerda el razonamiento y puede firmar una nota que lo confirme. La corrección cuesta un café y una entrada en el calendario.
En el mes nueve, ese mismo hueco se ha convertido en un pequeño proyecto de arqueología. Quien decidió pasó a otro expediente, el razonamiento debe reconstruirse a partir de fragmentos, y ahora alguien de alto nivel tiene que decidir si esa reconstrucción siquiera es defendible.
En el mes dieciocho, y encontrado por otra persona, ya no es un hueco. Es un hallazgo. Los hallazgos suben, se adhieren a su organización y no al expediente, y generan trabajo que nada tiene que ver con construir: respuestas, planes de acción correctiva, revisiones de seguimiento y un párrafo en un informe que sobrevivirá a todos los que lo escribieron. El hueco no creció. Creció su precio, porque usted perdió la capacidad de arreglarlo en silencio.
Empiece por los expedientes aburridos
Existe la tentación de probar el expediente más grande y complicado que tenga. Resístala. Los expedientes grandes reciben atención, y por eso suelen estar bien. Los huecos viven en las transacciones rutinarias que nadie piensa dos veces, que es también donde muestreará un auditor, porque el muestreo aleatorio no respeta lo importante que a usted le parecía una transacción.
Elija cinco al azar esta semana. Haga las cinco preguntas. Anote lo que no pudo responder y arregle el proceso en vez de solo el expediente, porque el expediente nunca fue el problema.
Las organizaciones a las que las auditorías nunca sorprenden no tienen más suerte que las demás. Simplemente encontraron todo primero, un martes tranquilo, a una fracción del precio. Si quiere más sobre cómo lograr que un proyecto responda antes de que alguien pregunte, el resto de la serie va expediente por expediente.
