Un gráfico: el retorno de la localizabilidad
Hay un costo en su proyecto que no tiene partida presupuestal, ni orden de compra, ni responsable, y en la mayoría de los equipos es mayor que el presupuesto de software que haría falta para reducirlo. Es el tiempo que su gente pasa buscando cosas que ya tiene.
Nunca aparece porque no se gasta en bloques. Se gasta cuatro minutos aquí y once minutos allá: el desplazamiento por una carpeta de correo buscando la versión con las anotaciones, el mensaje a un colega para saber si todavía tiene la copia firmada, los veinte minutos reconstruyendo una decisión que sin duda se tomó y sin duda quedó registrada en alguna parte. Cada caso es demasiado pequeño como para quejarse. Justo por eso sobrevive.
La aritmética, que puede rehacer en un minuto
Tome tres horas y media por persona por semana como supuesto inicial. Es una cifra para comprobar más que para creer, y la forma de comprobarla es pedirle a tres personas que lleven la cuenta durante una semana. La mayoría de los equipos se sorprende, casi siempre hacia arriba, y los que tienen personal más experimentado suelen salir peor, porque a la gente veterana es a quien todos interrumpen para preguntarle dónde están las cosas.
Multiplique eso por un año laboral y una tarifa interna promedio, y el costo por persona ronda los catorce mil dólares anuales. No hay nada exótico en ese número. Son horas por dinero, que es como se calcula cualquier otro costo de su proyecto.
Por qué reducirlo a la mitad es realista y eliminarlo no
Nadie lleva el tiempo de búsqueda a cero, y cualquier herramienta que lo prometa merece sospecha. Parte de buscar es pensar: quien recorre una carpeta muchas veces se está orientando, no fracasando. La meta realista es la diferencia entre buscar y cazar, y la cacería aparece cuando no hay ubicación con autoridad, ni nomenclatura consistente, ni constancia de quién decidió qué.
Tres cambios explican casi toda la diferencia, y ninguno es emocionante. Un solo lugar por clase de registro, para que la pregunta sea cuál carpeta y no cuál sistema. Nombres que un desconocido pueda leer, fechados y que describan la cosa en vez del ánimo de su autor ese día. Y decisiones escritas donde vive el documento, para que nadie tenga que reconstruir el razonamiento desde un hilo de correos.
Para qué sirve realmente el número
El objetivo de este gráfico no es justificar una compra. Es llevar un costo invisible al papel, porque los costos escritos se gestionan y los costos metidos en las paredes no. En cuanto un equipo de doce puede ver una cifra anual de seis dígitos asociada a buscar cosas, la conversación deja de ser si vale la pena ordenar y pasa a ser qué parte hacer primero.
Haga su propia versión esta semana. Tres personas, una semana, una hoja de conteo. Multiplique. Salga el número que salga, ha sido cierto todos los años que lleva operando, y lo seguirá siendo hasta que alguien decida convertirlo en una partida.
La localizabilidad es el retorno silencioso detrás de casi todo lo que construimos en XNM-VISION, pero la aritmética anterior le pertenece a usted, use o no nuestro software. Si quiere ver la misma idea aplicada a expedientes de seguros, carpetas de junta y cuadernos de cierre, el resto de la serie cubre el terreno.
