Comment auditer votre propre projet avant que quelqu'un d'autre le fasse
Un auditeur externe n'en sait pas plus que vous sur votre propre projet. Il n'a jamais mis les pieds sur le chantier. Il ignore lequel de vos sous-traitants est fiable et quel ordre de changement a fait l'objet d'un mois de débats. Il possède exactement un avantage, et il est décisif : il n'est pas fatigué de votre projet, donc il va réellement ouvrir le dossier et lire ce qui s'y trouve.
C'est là tout le truc, et il vous est accessible en tout temps, gratuitement. La seule différence entre votre version et la sienne est le moment, et le moment vaut plus cher que tout le reste.
Cinq questions, et seulement cinq
Vous n'avez pas besoin d'une méthodologie d'audit. Vous devez choisir cinq dossiers au hasard et poser sur chacun les cinq mêmes questions qu'un auditeur posera. Si le dossier ne peut pas répondre, vous avez trouvé quelque chose, et vous l'avez trouvé pendant que c'est encore peu coûteux.
Qui a approuvé cela, et pouvez-vous me le montrer ? Pas qui l'aurait approuvé. La preuve : un nom, une date et un document qui existait avant que l'argent bouge.
La personne qui a approuvé en avait-elle le droit ? Comparez le montant à votre délégation de pouvoirs. C'est la constatation la plus fréquente, et presque personne ne se la fait à soi-même.
Le montant payé correspond-il au montant approuvé ? Pas approximativement. Exactement, ou avec, juste à côté, une raison documentée expliquant l'écart.
Pouvez-vous le produire sans demander à personne ? Si le retrouver exige d'appeler quelqu'un qui est parti, le dossier n'existe pas encore. C'est un souvenir muni d'un nom de fichier.
Cela aurait-il encore du sens pour un inconnu dans trois ans ? Lisez-le comme si vous ne saviez rien. Les acronymes, les demi-phrases et la logique de prix qui n'a jamais quitté la tête de quelqu'un échouent tous à ce test.
Cinq dossiers, cinq questions, environ deux heures. Faites-le chaque trimestre. L'important n'est pas les vingt-cinq réponses, mais le motif que dessinent les échecs. Un mauvais dossier est un accident. La même question qui échoue dans quatre dossiers sur cinq est un processus qui vous indique précisément où il fuit.
Pourquoi le moment fait toute la valeur
Au troisième mois, une approbation manquante est un problème réglé en deux courriels. La personne qui a pris la décision est encore sur le projet, se souvient encore du raisonnement et peut signer une note qui le confirme. La correction coûte un café et une entrée à l'agenda.
Au neuvième mois, la même lacune est devenue un petit chantier d'archéologie. Le décideur est passé à un autre dossier, le raisonnement doit être reconstitué à partir de fragments, et un cadre supérieur doit maintenant décider si cette reconstitution est même défendable.
Au dix-huitième mois, découverte par quelqu'un d'autre, ce n'est plus une lacune. C'est une constatation. Les constatations remontent, se rattachent à votre organisation plutôt qu'au dossier, et génèrent du travail qui n'a rien à voir avec la construction : réponses, plans d'action correctifs, revues de suivi et un paragraphe dans un rapport qui survivra à tous ceux qui l'ont rédigé. La lacune n'a pas grandi. Son prix, oui, parce que vous avez perdu la possibilité de la corriger discrètement.
Commencez par les dossiers ennuyeux
On est tenté de tester le dossier le plus gros et le plus compliqué. Résistez. Les gros dossiers reçoivent de l'attention, et c'est pourquoi ils sont généralement corrects. Les lacunes vivent dans les transactions courantes auxquelles personne ne réfléchit deux fois, et c'est justement là qu'un auditeur ira échantillonner, car l'échantillonnage aléatoire n'a aucun respect pour l'importance que vous accordiez à une transaction.
Choisissez-en cinq au hasard cette semaine. Posez les cinq questions. Notez ce à quoi vous n'avez pas pu répondre, et corrigez le processus plutôt que le seul dossier, car le dossier n'a jamais été le problème.
Les organisations que les audits ne surprennent jamais ne sont pas plus chanceuses que les autres. Elles ont simplement tout trouvé en premier, un mardi tranquille, à une fraction du prix. Pour aller plus loin sur l'art de faire répondre un projet avant qu'on l'interroge, le reste de la série procède dossier par dossier.
