Un graphique : le rendement de la repérabilité
Il existe sur votre projet un coût sans poste budgétaire, sans bon de commande et sans responsable, et dans la plupart des équipes il dépasse le budget logiciel qu'il faudrait pour le réduire. C'est le temps que vos gens passent à chercher des choses qu'ils possèdent déjà.
Il n'apparaît jamais parce qu'il ne se dépense pas en blocs. Il se dépense quatre minutes ici et onze minutes là : le défilement d'un dossier de courriels pour retrouver la version annotée, le message à un collègue pour savoir s'il a encore l'exemplaire signé, les vingt minutes à reconstituer une décision qui a assurément été prise et assurément consignée quelque part. Chaque occurrence est trop petite pour qu'on s'en plaigne. C'est précisément pourquoi elle survit.
L'arithmétique, que vous pouvez refaire en une minute
Prenez trois heures et demie par personne par semaine comme hypothèse de départ. C'est un chiffre à vérifier plutôt qu'à croire, et la façon de le vérifier est de demander à trois personnes de tenir un décompte pendant une semaine. La plupart des équipes sont surprises, généralement à la hausse, et celles dont le personnel est le plus chevronné s'en tirent souvent le moins bien, car ce sont les personnes d'expérience que tout le monde interrompt pour savoir où se trouvent les choses.
Multipliez par une année de travail et un taux interne moyen, et le coût par personne avoisine quatorze mille dollars par an. Ce nombre n'a rien d'exotique. Ce sont des heures multipliées par de l'argent, exactement comme tous les autres coûts de votre projet.
Pourquoi le réduire de moitié est réaliste et l'éliminer ne l'est pas
Personne ne ramène le temps de recherche à zéro, et tout outil qui le promet mérite la méfiance. Une partie de la recherche, c'est de la réflexion : une personne qui parcourt un dossier s'oriente souvent plutôt qu'elle n'échoue. La cible réaliste est l'écart entre chercher et traquer, et la traque survient quand il n'y a ni emplacement faisant autorité, ni nomenclature cohérente, ni trace de qui a décidé quoi.
Trois changements expliquent l'essentiel de l'écart, et aucun n'est spectaculaire. Un seul endroit par catégorie de dossier, pour que la question devienne quel dossier plutôt que quel système. Des noms qu'un inconnu peut lire, datés et décrivant la chose plutôt que l'humeur de son auteur ce jour-là. Et des décisions consignées là où vit le document, pour que personne n'ait à reconstituer un raisonnement à partir d'un fil de courriels.
À quoi sert vraiment ce chiffre
L'objectif de ce graphique n'est pas de justifier un achat. Il est de faire passer un coût invisible sur le papier, car les coûts inscrits se gèrent et les coûts enfouis dans les murs, non. Dès qu'une équipe de douze personnes voit un montant à trois chiffres par millier attaché au fait de chercher, la conversation cesse de porter sur l'utilité du ménage et commence à porter sur la partie à faire en premier.
Faites votre propre version cette semaine. Trois personnes, une semaine, une feuille de décompte. Multipliez. Quel que soit le nombre obtenu, il est vrai chaque année depuis que vous êtes en affaires, et il le restera jusqu'à ce que quelqu'un décide d'en faire un poste budgétaire.
La repérabilité est le rendement discret derrière presque tout ce que nous intégrons à XNM-VISION, mais l'arithmétique ci-dessus vous appartient, que vous utilisiez notre logiciel ou non. Pour voir la même idée à l'oeuvre dans les dossiers d'assurance, les pochettes du conseil et les cartables de clôture, le reste de la série couvre le terrain.
