Adquisicion en proyectos: una guia practica
La adquisicion en proyectos es el proceso estructurado de obtener los bienes, servicios y obras necesarios para completar un proyecto de proveedores, contratistas o consultores externos. Es una de las areas donde un proceso deficiente se traduce mas confiablemente en sobrecostos, retrasos en el cronograma y disputas.
El ciclo de vida de la adquisicion
Analisis de hacer o comprar. Antes de acudir al mercado, confirme que el trabajo debe ser externalizado.
Planificacion de la adquisicion. Defina que se adquirira, cuando y mediante que mecanismo contractual.
Solicitud. Prepare y emita los documentos de solicitud. Gestione el proceso de preguntas y respuestas de los proveedores.
Seleccion de fuentes. Evalue las presentaciones segun criterios preestablecidos. Documente la evaluacion.
Adjudicacion y ejecucion del contrato. Ejecute el contrato. Informe al equipo de gestion de contratos.
Gestion del contrato. Monitoree el desempeno del contratista. Gestione las ordenes de cambio.
Cierre del contrato. Confirme que todos los entregables han sido recibidos y aceptados.
RFP, RFQ y RFI: elegir el tipo de solicitud correcto
Solicitud de informacion (RFI): Se usa para recopilar inteligencia de mercado antes de que comience el proceso formal.
Solicitud de cotizacion (RFQ): Se usa cuando el requisito esta bien definido y el criterio de evaluacion principal es el precio.
Solicitud de propuesta (RFP): Se usa cuando el requisito es complejo y la evaluacion requiere juicio mas alla del precio.
Errores comunes en adquisiciones
Evaluar solo por precio. La oferta mas baja no siempre es el mejor valor.
Un alcance de trabajo inadecuado. Si el alcance es vago, los contratistas lo interpretaran de manera diferente.
Sin plan de gestion de contratos. Adjudicar el contrato no es el fin del trabajo de adquisicion.
La adquisicion efectiva en proyectos requiere tanto rigor de proceso como juicio experimentado. El equipo de entrega de programas y proyectos de XNM proporciona asesoria en adquisiciones a clientes del sector publico y proyectos de capital.