Un graphique : depenses en immobilisations et maturite documentaire
Deux organismes peuvent depenser les memes cinquante millions de dollars en projets d’immobilisations et porter des niveaux de risque completement differents. La difference n’est pas la taille du budget ni la complexite de la construction. C’est une variable plus discrete : la maturite de leurs pratiques documentaires par rapport a ce qu’ils depensent. Tracez ces deux elements l’un contre l’autre et une zone de danger apparait dans un coin du graphique - depenses elevees, faible maturite - et presque chaque desastre de projet dont vous avez entendu parler y habite.
Cet article est un graphique et l’argument qu’il avance. L’affirmation est simple : le risque n’est pas cause par les depenses seules, ni par les documents seuls. Il est cause par l’ecart entre les deux. Et l’ecart est le plus grand, et le plus dangereux, exactement la ou les organismes augmentent leurs depenses plus vite que leur capacite a en rendre compte.
Lire les quatre quadrants
Placez la maturite documentaire sur l’axe horizontal - des dossiers ad hoc sur un disque partage a gauche, a une source unique de verite disciplinee a droite. Placez les depenses annuelles en immobilisations sur l’axe vertical, de faibles a elevees. Cela vous donne quatre zones, et chacune se comporte differemment :
Faibles depenses, faible maturite. Desordonne, mais viable. Il n’y a pas assez d’argent en mouvement pour qu’une lacune documentaire devienne catastrophique.
Faibles depenses, haute maturite. Sur-investi en processus pour les enjeux, mais sur. Rare, et rarement un probleme.
Depenses elevees, haute maturite. L’objectif. De gros budgets, accompagnes de la discipline pour rendre compte de chaque dollar et decision.
Depenses elevees, faible maturite. La zone de danger. De grosses sommes transitant par un systeme incapable de montrer de facon fiable ou elles sont allees ni qui les a approuvees.
Pourquoi les depassements naissent dans la zone de danger
Dans le coin rouge, les echecs vus ailleurs dans cette serie deviennent tous probables a la fois. Des factures sont payees sans correspondre a un engagement. Des ordres de modification perdent leur piste documentaire. Des approbations ne peuvent etre reconstruites. Un seul depart efface des mois de contexte. Aucun de ces problemes n’est un probleme de depenses - l’argent etait disponible. Ce sont des problemes de reddition de comptes, et ils se concentrent dans la zone rouge parce que c’est la que le volume de decisions a depasse le systeme cense les consigner.
La lecon pratique est un diagnostic, non un sermon. Situez honnetement votre organisme sur ce graphique. Si vos depenses ont grimpe - un plan d’immobilisations plus vaste, plus de projets simultanes, de plus gros contrats - demandez-vous si votre maturite documentaire a grimpe avec elles. Sinon, vous n’avez pas seulement grandi; vous avez derive vers le coin rouge, et le risque est deja integre a votre prochaine verification. La solution n’est pas de depenser moins. C’est de vous deplacer vers la droite du graphique, deliberement, jusqu’a ce que votre capacite a rendre compte rattrape votre capacite a engager.
Se deplacer vers la droite n’est pas un achat de logiciel; c’est une serie de petits engagements. Donnez a chaque projet un seul endroit ou vivent ses contrats, ses approbations et ses decisions, pour qu’il n’y ait qu’une reponse a « ou est-ce? ». Rendez une personne responsable de ce dossier sur chaque projet, pas l’equipe entiere de facon vague. Et mesurez la maturite comme vous mesurez les depenses - si le plan d’immobilisations croit de vingt pour cent cette annee, la discipline documentaire qui le soutient doit croitre avec lui, sinon l’ecart se creuse. Les organismes qui traitent la maturite comme quelque chose qu’ils planifient, plutot qu’ils esperent, sont ceux qui gardent les deux points dans le coin sur en grandissant.
L’histoire qui a inspire ce graphique merite d’etre lue ensuite - commencez par les anatomies d’un depassement.
