Le risque silencieux de chaque disque partage
Presque chaque organisme en a un, et presque tout le monde lui fait plus confiance qu’il ne le devrait : le disque partage. Le disque G:, le dossier d’equipe, l’espace infonuagique qui « contient tout ». Il donne une impression d’ordre - un seul endroit ou vit le travail. Mais un disque partage n’est pas un systeme de gestion documentaire. C’est une piece sans murs, qui se remplit depuis des annees de tout ce que chacun y a depose, et plus il fonctionne longtemps, plus il devient discretement le plus grand passif sans proprietaire de l’organisation.
Le risque est difficile a voir precisement parce que le disque fonctionne assez bien au quotidien. Vous trouvez habituellement le fichier touche la semaine derniere. Ce que vous ne voyez pas, c’est l’accumulation en dessous : les doublons, les versions perimees, les dossiers appartenant a des personnes parties et les documents sensibles a la vue de tous ceux qui ont acces. Cette accumulation est le passif, et il ne se manifeste qu’au pire moment - une atteinte, une verification, une mise en attente juridique, une demande d’acces.
Ce qui s’y trouve reellement
Decortiquez un disque partage en service depuis quelques annees et le contenu est remarquablement constant d’un organisme a l’autre :
Des doublons - le meme document sauvegarde trois fois, dans trois dossiers, a trois etapes legerement differentes, sans moyen de savoir lequel est courant.
Des orphelins - des fichiers et des dossiers entiers appartenant a des personnes parties, que personne n’a consultes ni ne peut cautionner depuis des annees.
Des versions perimees - le « final », le « final_v2 », le « final_REEL », cote a cote, si bien que la mauvaise est toujours a un clic.
Des documents sensibles - contrats, dossiers du personnel, coordonnees bancaires - lisibles par bien plus de gens que prevu, parce que l’acces a ete accorde largement et jamais revu.
Comment la commodite est devenue une exposition
Le disque partage en est arrive la pour une raison comprehensible : il a optimise la mauvaise chose. Il a rendu la sauvegarde facile et la recherche facile pour la personne qui venait de sauvegarder. Il n’a jamais rendu la propriete claire, jamais fait expirer quoi que ce soit, jamais verifie qui pouvait voir quoi. La commodite s’est composee, annee apres annee, en exposition - et comme rien n’a jamais brise de facon visible, personne n’avait de raison de regarder. Le plus grand danger du disque est qu’il semble sur jusqu’au moment ou il ne l’est plus du tout.
Le but n’est pas de craindre votre disque partage; c’est d’arreter de le confondre avec un systeme de gestion documentaire. Un vrai systeme sait qui possede chaque document, quelle version est courante, quand une chose devrait etre eliminee et qui est autorise a la voir. Un disque partage ne sait rien de tout cela. La question a mediter est simple et inconfortable : si un organisme de reglementation, un avocat et un employe sur le depart puisaient tous dans votre disque partage demain, que trouveraient-ils - et qui, precisement, en serait responsable?
Cette question a une reponse aujourd’hui, que quelqu’un l’ait posee ou non. Les organismes qui dorment bien sont ceux qui y ont repondu a leurs propres conditions d’abord - en traitant leurs documents comme quelque chose de gouverne, pas seulement de stocke. C’est toute la difference entre un disque et un systeme, et c’est la difference qui apparait le jour ou les documents comptent enfin.
C’est le fil conducteur derriere tout ce que nous publions - plus de La preuve par les documents ici.
