Un graphique : combien de temps prend vraiment << Ou est-ce ? >>
Demandez a n'importe qui de votre equipe combien de temps il passe a chercher des documents, et il haussera les epaules : << Quelques minutes par-ci, par-la. >> Ce haussement d'epaules est la phrase la plus couteuse de votre organisation. Car quelques minutes par-ci, par-la, multipliees par chaque personne et chaque jour ouvrable, s'additionnent discretement en un salaire a temps plein depense a ne faire que traquer des choses qui existent deja.
Le chiffre qui suit est illustratif, non une affirmation sur votre equipe en particulier - mais faites votre propre version et la forme ne changera pas. Laissez-moi vous montrer comment << quelques minutes >> deviennent une personne que vous payez pour chercher.
Le calcul que personne ne fait
Commencez prudemment. Disons que chaque personne perd trente minutes par jour dans la recherche : le plan enfoui trois dossiers plus bas, le courriel avec le devis approuve, la derniere version du formulaire, le chiffre que quelqu'un a cite le mois dernier. Trente minutes est une estimation basse - les etudes sur le travail du savoir situent la traque de documents plus haut depuis longtemps - mais gardez-la prudente et elle frappe quand meme fort.
Trente minutes par jour, c'est deux heures et demie par semaine. Disons environ cent vingt heures par an et par personne, une fois les vacances retranchees. Dans une equipe de vingt, cela fait environ deux mille quatre cents heures par an - l'equivalent de plus d'une personne a temps plein qui ne fait rien, toute l'annee, sinon chercher. Vous payez deja ce salaire. Vous ne le voyez simplement pas, car il est etale sur la journee de chacun en petites taches de cinq minutes.
Pourquoi chercher est pire qu'il n'y parait
Les heures ne sont que le cout visible. En dessous se cachent trois autres :
La taxe d'interruption. Une recherche de cinq minutes ne fait pas cinq minutes. Elle brise la concentration, et retrouver un travail profond coute bien plus que la recherche elle-meme.
La taxe de la mauvaise version. Parfois la traque se termine avec le mauvais document - une ancienne revision, un chiffre remplace - et le cout n'est pas du temps perdu, c'est une decision prise sur des faits perimes.
La taxe de l'abandon. Parfois, les gens cessent de chercher et recreent la chose. Vous avez maintenant deux versions de la verite, et la recherche de demain est pire.
C'est la boucle qui fait tout gonfler. Chaque recherche ratee, ou a moitie ratee, rend la pile plus desordonnee, ce qui allonge la recherche suivante. Le desordre n'est pas statique; il facture des interets.
La solution n'est pas << chercher plus vite >>
On ne bat pas cela en achetant une meilleure boite de recherche ou en disant aux gens d'etre plus organises. On le bat en supprimant le besoin de chercher - un unique endroit faisant autorite pour chaque chose, de sorte que << ou est-ce ? >> n'ait qu'une seule reponse. Le but n'est pas de trouver les documents vite. C'est de ne jamais avoir a chercher, parce qu'il n'y a jamais eu qu'un seul endroit possible.
Garder un projet et ses dossiers au meme endroit - precisement le probleme que XNM-VISION existe pour resoudre - est une facon de ramener ce temps de recherche vers zero. Mais le premier geste ne coute rien : cette semaine, choisissez les dix documents que votre equipe traque le plus, donnez a chacun un unique domicile, et dites a tous ou il se trouve. Puis observez la part de ce salaire invisible a temps plein que vous venez de recuperer.
Les minutes perdues a << ou est-ce ? >> sont la meme taxe qu'une approbation introuvable - le desordre vous facturant discretement a l'heure. en savoir plus sur le vrai cout des dossiers desorganises.
