Etablir une source unique de verite en une semaine
Des le vendredi, toute l'equipe savait exactement ou trouver la version courante de n'importe quel document - et, surtout, ou deposer le prochain. On dirait la fin d'une transformation d'un an. Il a fallu cinq jours ouvrables, et l'essentiel de l'effort a porte sur la decision, pas sur l'installation.
La plupart des organisations ne perdent pas leurs documents faute de logiciel. Elles les perdent parce qu'un fichier peut se trouver a six endroits plausibles - un lecteur partage, trois boites courriel, le bureau de quelqu'un, un fil de clavardage - sans entente sur celui qui fait foi. Une source unique de verite n'est pas un produit qu'on achete. C'est une decision qu'on prend, puis qu'on defend. Voici une semaine realiste pour y arriver.
La semaine, jour par jour
Lundi - Choisir l'endroit unique. Retenez un seul foyer pour les documents qui comptent. Ne vous torturez pas sur l'outil; la discipline importe plus que la plateforme. Annoncez-le clairement - desormais, la version courante vit ici, et nul autre endroit ne fait foi.
Mardi - Convenir de la structure. Esquissez une structure simple de dossiers ou de categories qui suit le vrai flux du travail - par projet, par phase, par type de document. Restez peu profond. Les arborescences profondes sont l'endroit ou les documents vont se cacher.
Mercredi - Nommer pour que le vous futur retrouve. Fixez une seule convention de nommage et ecrivez-la sur une page : de quoi il s'agit, quel projet, quelle version, quelle date. La constance vaut mieux que l'ingeniosite. Un fichier que la recherche retrouve vaut plus qu'un fichier parfaitement classe que vous oubliez.
Jeudi - Deplacer seulement les documents vivants. Resistez a l'envie de tout migrer. Deplacez ce qui sert actuellement, plus ce dont on pourrait avoir besoin ce trimestre, et archivez le reste sur place. Une source de verite pour le travail actif se fait en une semaine; vouloir tout faire d'un coup, non.
Vendredi - Etablir la regle et le responsable. Consignez la regle unique - les documents nouveaux ou mis a jour vont ici, immediatement - et nommez une personne qui possede l'espace. Puis dites-le a tous. Une source de verite sans responsable retombe dans le chaos en un mois.
C'est tout. Pas de cycle d'approvisionnement, pas de consultant, pas de programme de dix-huit mois. Le difficile n'a jamais ete la technologie. C'etait d'amener une equipe a convenir qu'un seul endroit l'emporte, puis a agir comme si c'etait vrai.
La discipline est le livrable
Une source unique de verite se degrade des que les gens commencent a faire des exceptions - juste cette fois je l'envoie par courriel; juste cette fois je garde ma propre copie. La mise en place prend une semaine; l'entretien prend une habitude. Les organisations qui tiennent la ligne sont celles ou deposer un document au bon endroit est plus facile que l'inverse, et ou quelqu'un remarque quand ce n'est pas fait.
Quand vous serez pret a aller au-dela d'un dossier partage - pour controler qui voit quoi, suivre qui a modifie quoi, et prouver que la version courante est bel et bien la version courante - c'est le moment ou un systeme concu a cet effet comme XNM-VISION prend sa place. Mais commencez par la semaine ci-dessus. L'habitude doit exister avant qu'un outil puisse la proteger.
Demain, n'achetez rien. Choisissez simplement l'endroit unique et dites a votre equipe que c'est l'endroit unique. Le reste de la semaine consiste a defendre cette phrase.
Une source unique de verite est la fondation sur laquelle repose toute autre discipline documentaire - voyez comment les pieces s'emboitent a l'echelle d'un projet.
