Un graphique : le fardeau de conformite des subventions, illustre
Un organisme sans but lucratif obtient une subvention de cinquante mille dollars et celebre. Ce que la celebration ne compte pas, c'est le deuxieme budget, invisible, attache a cet argent : les heures qu'il faudra pour prouver, encore et encore, que chaque dollar est alle la ou on l'avait promis. Pour bien des petits organismes, ce budget cache est le vrai cout du financement.
Chaque subvention s'accompagne d'une obligation de reddition - rapports d'etape, rapprochements financiers, recits de resultats, recus, et parfois une visite sur place. Prise une a une, aucune de ces exigences n'est deraisonnable. Mises ensemble, sur une pile de subventions ayant chacune son gabarit, son portail et son echeance, cela devient un emploi. Et un emploi qui incombe habituellement a la personne qui livre le programme lui-meme.
La charge derriere chaque dollar
Prenez un programme modestement finance tenu par une poignee de subventions. Chaque bailleur veut son propre rapport, selon son propre calendrier, dans son propre format. Le travail de conformite ne varie pas avec la taille de la subvention - une subvention de dix mille dollars peut exiger presque autant de reddition qu'une de cent mille. Empilez-en quatre ou cinq et une part appreciable de la semaine d'un coordonnateur disparait dans une documentation qui ne produit aucun service direct.
Il vaut la peine d'etre precis sur la raison de cette croissance. Une subvention plus grande ne signifie pas proportionnellement plus de reddition; le gabarit, le portail et le cycle de signature d'un bailleur coutent a peu pres le meme effort, que la subvention soit modeste ou importante. Chaque bailleur supplementaire ajoute donc une dalle de frais quasi fixe - un nouveau format a apprendre, une nouvelle echeance a suivre, une nouvelle serie de recus a rapprocher - peu importe les dollars en jeu. Cinq petites subventions peuvent etre plus lourdes a administrer qu'une seule grande de meme valeur totale, ce qui est justement la combinaison avec laquelle bien des petits organismes finissent par vivre.
Le graphique ci-dessous montre le motif de facon illustrative : a mesure que le nombre de bailleurs actifs augmente, les heures mensuelles consacrees a la conformite et a la reddition grimpent plus vite que le financement. Voila la raison discrete pour laquelle les organismes subventionnes se sentent perpetuellement etires - la charge de reddition est un vrai travail qu'aucun poste budgetaire de subvention ne paie.
Quoi faire de ce motif
On ne peut pas faire disparaitre la reddition, mais on peut cesser de la payer cinq fois separement. Les organismes qui s'en sortent le mieux batissent leur preuve de conformite une seule fois - en suivant les depenses, les resultats et la documentation au fil du travail - puis remodelent ce dossier unique dans le format de chaque bailleur. La reddition doit toujours etre produite, mais elle est assemblee a partir d'un dossier tenu a jour plutot que reconstituee de zero chaque trimestre. L'economie n'est pas spectaculaire, mais elle est reelle : la meme preuve de fond, saisie une fois et reutilisee plusieurs fois, plutot que refaite a partir de cinq points de depart differents.
Demain, additionnez les heures reelles que votre equipe consacre a la reddition des subventions dans un mois type et attribuez-y un montant. Ce chiffre est votre vrai budget de conformite. Une fois visible, vous pouvez decider de le financer, de le systematiser, ou d'en tenir compte pour choisir quelles subventions valent la peine d'etre poursuivies. Une reddition qu'on ne voit pas est une reddition qu'on ne peut pas gerer.
Le fardeau de conformite reste invisible tant qu'on ne le mesure pas - et le mesurer est le premier pas pour le maitriser. en savoir plus sur les dossiers qui rendent la reddition supportable.
