Un gráfico: por qué los proyectos se atrasan en el mes seis

Pregunta a una sala de gerentes de proyecto con experiencia cuándo un proyecto de capital empieza a sentirse atrasado, y oirás la misma respuesta más seguido de lo que el azar permitiría: alrededor del mes seis. No el mes uno, cuando el optimismo es alto y el plan está limpio. No el tramo final, cuando todos esperan presión. El mes seis — el medio tranquilo, donde nada dramático ha pasado y aun así el cronograma se ablandó. Hay una razón, y no es mala suerte.

La Regla del Mes Seis, como la llaman algunos equipos, describe un fallo que se construye de forma invisible y luego llega de golpe. Durante los primeros meses, un proyecto genera pequeños cabos sueltos fáciles de posponer más rápido de lo que alguien nota: una decisión tomada en un pasillo pero nunca anotada, un cambio discutido pero no registrado formalmente, una pregunta abierta aparcada para después, un número que finanzas y el campo nunca terminaron de reconciliar. Cada uno es trivial. Ninguno, por sí solo, mueve el cronograma. Así que se acumulan.

El atraso que no puedes ver sigue creciendo

El gráfico de abajo es todo el argumento. Grafica el conteo corriente del trabajo de registro sin resolver — decisiones no documentadas, cambios no registrados, temas abiertos esperando a alguien — mes a mes, y no se queda plano. Sube, suave al principio, porque el impulso del arranque lo esconde. Todos están ocupados, todo se siente bajo control, y el atraso crece bajo el optimismo. Luego, en algún punto del medio del proyecto, ese montón silencioso cruza un umbral. Las preguntas sin responder empiezan a bloquearse entre sí. Una decisión no puede tomarse porque depende de otra que nunca se registró. El cronograma no se atrasa por un gran evento; se atrasa porque el peso acumulado de pequeños registros inconclusos por fin se vuelve demasiado pesado para cargar.

El arreglo está aguas arriba, en los meses uno a cinco

La trampa de la Regla del Mes Seis es que para cuando la sientes, la causa ya quedó meses atrás. No puedes arreglar en el mes seis lo que se creó en los meses uno a cinco. El atraso que sientes ahora es la factura de los registros dejados sin terminar cuando el proyecto se sentía fácil. Esa es su sincronización cruel: el daño se hace en la calma y se cobra en el aprieto.

Lo que significa que los equipos que no se atrasan en el mes seis no son mejores apagando incendios. Son mejores evitando que el montón se forme desde el principio — cerrando el pequeño trabajo de registro a medida que aparece, cuando es barato, en lugar de dejarlo componerse en un muro de mitad de proyecto. Documentar la decisión de pasillo mientras está fresca. Registrar el cambio el día que se acuerda. Reconciliar el número esta semana, no el próximo trimestre. Aburrido, sin gloria, y el predictor más confiable, por sí solo, de si el mes seis llega como un mes normal o como el mes en que todo se volvió exigible.

Este gráfico nació de una historia que contamos antes en nuestra serie Anatomía de un sobrecosto.