Un gráfico: la subida de madurez documental en 30 días
Treinta días. Sin software nuevo, sin personal nuevo, sin reorganización. En un equipo de proyectos de capital, el tiempo necesario para responder «¿dónde está esa aprobación?» pasó de casi un día a menos de cinco minutos.
La subida es la parte interesante, no porque el punto final impresione, sino por dónde ocurre el salto. No es en la primera semana. La primera semana apenas se mueve, y por eso mismo la mayoría de los equipos abandona antes de cobrar el esfuerzo.
Qué se está midiendo
La madurez documental aquí es un simple puntaje compuesto sobre 100, promedio de cinco dimensiones que cualquier equipo puede calificarse en una tarde:
Localizabilidad: ¿puede encontrarlo alguien que no lo archivó?
Trazabilidad: ¿se puede ir de un resultado hasta la decisión que lo causó?
Vigencia: ¿la versión que tiene delante es la que rige?
Cobertura: ¿qué parte del trabajo importante deja algún registro?
Auditabilidad: ¿podría mostrar todo lo anterior a un tercero hostil?
Califique cada dimensión con honestidad sobre 20. La tentación es evaluar el sistema que usted diseñó en lugar del que la gente realmente usa; si difieren, califique el segundo. Todos los equipos que hemos visto hacer el ejercicio se pusieron una nota más baja en la segunda pasada que en la primera, y el segundo número es el útil.
Las cifras siguientes son ilustrativas: el mes de un equipo, no una referencia del sector. Lo que se repite es la forma de la curva.
La semana uno no hace casi nada. La semana dos hace casi todo.
La semana uno es inventario: averiguar qué tiene y dónde vive realmente, incluidos los lugares informales que ningún organigrama menciona. Casi no produce mejora visible, y por eso suele abandonarse hacia el cuarto día. También es la semana que hace posible todo lo demás, porque no se puede consolidar lo que no se ha encontrado.
La semana dos es consolidación: un solo lugar por proyecto y una regla que lo diga. Ese único movimiento explica la mayor parte de la subida, y la razón merece decirse con claridad: la localizabilidad y la vigencia se derrumban por la misma causa de fondo, que son dos copias en dos lugares. Elimine el segundo lugar y reparará ambas a la vez.
Semana 1 — Inventario. Liste dónde viven hoy los registros del proyecto, incluidos los lugares informales. La lista será más larga de lo que cualquiera predice.
Semana 2 — Consolidar. Un lugar por proyecto. Todo lo demás pasa a ser un puntero hacia él. Esta es la semana que mueve el número.
Semana 3 — Nombrar y asignar. Una convención de nombres que un tercero pueda seguir y un responsable con nombre por tipo de registro. Barato, aburrido, duradero.
Semana 4 — Ensayar. Elija tres preguntas que haría un auditor y respóndalas en frío, con el reloj corriendo. Lo que se rompa es su verdadero pendiente.
Las semanas tres y cuatro mueven menos el puntaje, pero son las que impiden que vuelva a caer. La nomenclatura y el responsable con nombre permiten que la consolidación sobreviva a la llegada de gente nueva. Y el ensayo de la semana cuatro es la única parte del mes que dice la verdad, porque reemplaza su opinión sobre sus registros por evidencia.
Si solo hace una semana, haga la dos
Esa es la conclusión práctica, y resulta un poco molesta: el movimiento de mayor valor es también el más aburrido. La consolidación no es un proyecto. Es una decisión seguida de dos semanas de tedio. Pero es la diferencia entre un sistema de registros que responde preguntas y un montón de archivos que solo los guarda.
En el ensayo de la semana cuatro es donde viven casi todas las sorpresas:hemos escrito sobre lo que de verdad se rompe en condiciones de auditoría, y rara vez es lo que los equipos esperan.
