Un gráfico: la curva de riesgo de las decisiones no documentadas
Una decisión no documentada es un encogimiento de hombros. Cincuenta son una demanda esperando un detonante.
Todo proyecto funciona a base de decisiones: aprobar este cambio, aceptar esta sustitución, renunciar a ese requisito, avanzar bajo riesgo. Por separado, una decisión no documentada parece inofensiva. Tomaste una decisión razonable, todos en la sala estuvieron de acuerdo, el trabajo continuó. El problema no es ninguna en particular. Es que se acumulan, y el riesgo que cargan no se suma en línea recta, se curva. Al final entenderás por qué la decisión no documentada número cien es mucho más peligrosa que la primera, y en qué parte de esa curva se ubican la mayoría de los proyectos con problemas.
Por qué el riesgo se curva en lugar de subir
Si las decisiones no documentadas fueran simplemente aditivas, podrías tolerar muchas, cada una un riesgo pequeño y fijo. Pero interactúan. La decisión 40 depende de la decisión 12, que contradecía en silencio a la decisión 6, ninguna de las cuales se escribió. Cuando algo finalmente sale mal, una falla, una disputa, una auditoría, no intentas recuperar una sola decisión perdida. Intentas reconstruir una red de ellas, de memoria, a menudo después de que las personas que las tomaron se han ido. El costo de la reconstrucción sube más rápido que el conteo, porque cada decisión faltante hace más difícil ubicar las demás.
Hay una segunda razón por la que la curva se dobla. Las decisiones no documentadas no solo multiplican el trabajo de reconstrucción; multiplican el desacuerdo sobre ella. Dos personas que estuvieron ambas en la sala recordarán la misma decisión de forma distinta un año después, de perfecta buena fe. Con una decisión perdida, es una conversación rápida. Con cuarenta, cada reunión de reconstrucción se vuelve una negociación sobre el pasado, y las respuestas que finalmente escribes son más blandas, más matizadas y más fáciles de desarmar para un adversario.
Esa es la forma de la curva de abajo: plana e indulgente al principio, luego cada vez más pronunciada, hasta que un proyecto llega a una zona donde nadie puede decir con certeza por qué las cosas clave se hicieron como se hicieron.
Leer las tres zonas
La zona indulgente. Un puñado de decisiones no documentadas. Todavía puedes reconstruirlas de memoria y con algunos correos. La mayoría de los proyectos viven aquí al principio y se sienten bien, que es exactamente por qué se instala el hábito.
La zona pronunciada. Docenas de decisiones no documentadas, interactuando. La reconstrucción ahora toma tiempo real y empieza a producir desacuerdos sobre lo que realmente se decidió. Aquí es donde "déjame confirmarlo" entra en cada reunión de seguimiento.
La zona irrecuperable. El historial de decisiones está prácticamente perdido. Cuando llega una auditoría, un reclamo o una falla, la respuesta honesta a "¿por qué se hizo esto?" es "no estamos seguros". Esta es la zona donde los proyectos pierden disputas que deberían haber ganado.
El único movimiento que aplana la curva
No aplanas esta curva tomando menos decisiones, no puedes, y no deberías. La aplanas documentando las decisiones en el momento en que se toman, para que el conteo de las no documentadas nunca suba a la parte pronunciada. Una decisión capturada cuando ocurre cuesta unos treinta segundos. La misma decisión reconstruida un año después, en disputa, puede costar semanas, y a veces no se puede reconstruir en absoluto. La curva es la razón por la que el momento más barato para registrar una decisión siempre es ahora, y el más caro es justo cuando por fin la necesitas.
Este es el mismo efecto compuesto que convierte un cambio pequeño en un sobrecosto descontrolado,mira cómo once días costaron dos millones.
