Un gráfico: la curva de deriva documental

El día que creas un documento, lo encuentras en segundos. Sabes qué es, dónde vive, qué versión es la real y por qué existe. Eso es lo mejor que ese documento llegará a estar. Desde ese momento, la localización solo decae.

Tratamos los documentos perdidos como accidentes — un caso aislado, un mal día, el error de alguien. No son accidentes. Son el resultado predecible de una curva, y la curva es más empinada de lo que nadie quiere admitir. Abajo está la curva de deriva documental: qué tan localizable sigue un documento con el tiempo, con un sistema y sin él. La forma es todo el argumento, y una vez que la has visto, no puedes dejar de verla en tus propias unidades.

Por qué la curva baja: tres fuerzas silenciosas

Tres fuerzas arrastran cada documento hacia lo imposible de encontrar, y ninguna es dramática. La primera es la multiplicación de versiones: el archivo se copia, se edita, se renombra y se envía por correo, y ahora existen cinco versiones casi idénticas mientras solo una es la real. La segunda es la evaporación del contexto: la razón de ser del documento — la decisión que respaldó, la conversación a su alrededor — vive en la memoria, y la memoria se desvanece rápido. La tercera es la rotación: la persona que sabía dónde estaba y por qué importaba cruza la puerta y se lleva el mapa. Ninguna es una crisis en un día cualquiera. Todas son constantes. Juntas, hunden la curva un poco cada semana.

Un sistema no detiene el tiempo — aplana la curva

Mira otra vez dónde empiezan las dos líneas. En el día uno, son idénticas. Todo se encuentra; no necesitas un sistema para hallar un documento que hiciste esta mañana. El sistema se gana su lugar en el mes seis y el año dos, donde la curva no gestionada se ha caído por un precipicio y la gestionada sigue arriba, donde sí puedes usarla. Esa es la parte contraintuitiva — y la razón por la que este trabajo se posterga crónicamente. El valor de los buenos registros es casi invisible al montarlos, cuando encontrar cosas es fácil de todos modos, y enorme después, cuando los necesitas y ya no están. No archivas para hoy. Archivas para la versión de ti que recibirá la solicitud de registros, la auditoría o la demanda dentro de dieciocho meses.

Encuentra tu propia curva esta semana

Aquí tienes una prueba para hacer antes del viernes. Elige tres documentos: uno de este mes, uno de hace un año y uno de un proyecto ya cerrado. Cronometra cuánto tardas en encontrar la versión actual y autorizada de cada uno — no una copia, la real. Esos tres números son tu curva de deriva documental. Si el de hace un año tarda diez veces más que el de este mes, acabas de medir el costo de no tener un sistema — y has encontrado el argumento más fuerte posible para construir uno antes de que tu próximo documento empiece su caída. La curva siempre está corriendo. La única pregunta es cuán empinada la dejas.

Medimos esta misma decadencia desde la otra dirección — qué tan rápido una unidad ordenada se vuelve un pantano — en otro artículo Un gráfico.