Un grafico: gasto de capital frente a madurez documental
Dos organizaciones pueden gastar los mismos cincuenta millones de dolares en proyectos de capital y cargar con niveles de riesgo completamente distintos. La diferencia no es el tamano del presupuesto ni la complejidad de la obra. Es una variable mas silenciosa: que tan madura es su practica documental en relacion con lo que gastan. Grafique esas dos cosas una contra otra y aparece una zona de peligro en una esquina del grafico - alto gasto, baja madurez - y casi cada desastre de proyecto del que ha leido vive ahi.
Este articulo es un grafico y el argumento que plantea. La afirmacion es simple: el riesgo no lo impulsa el gasto solo, ni los registros solos. Lo impulsa la brecha entre ambos. Y la brecha es mas amplia, y mas peligrosa, exactamente donde las organizaciones aumentan su gasto mas rapido que su capacidad de rendir cuentas de el.
Leer los cuatro cuadrantes
Coloque la madurez documental en el eje horizontal - de carpetas improvisadas en un disco compartido a la izquierda, a una fuente unica de verdad disciplinada a la derecha. Coloque el gasto anual de capital en el eje vertical, de bajo a alto. Eso le da cuatro zonas, y cada una se comporta distinto:
Bajo gasto, baja madurez. Desordenado, pero sobrevivible. No hay suficiente dinero en movimiento para que un vacio documental se vuelva catastrofico.
Bajo gasto, alta madurez. Sobreinvertido en proceso para lo que esta en juego, pero seguro. Raro, y rara vez un problema.
Alto gasto, alta madurez. La meta. Grandes presupuestos, acompanados de la disciplina para rendir cuentas de cada dolar y decision.
Alto gasto, baja madurez. La zona de peligro. Grandes sumas moviendose por un sistema incapaz de mostrar de forma confiable adonde fueron ni quien las aprobo.
Por que los sobrecostos nacen en la zona de peligro
En la esquina roja, las fallas que ha visto en otras partes de esta serie se vuelven probables todas a la vez. Se pagan facturas sin coincidir con un compromiso. Las ordenes de cambio pierden su rastro documental. Las aprobaciones no pueden reconstruirse. Una sola salida borra meses de contexto. Ninguno de estos es un problema de gasto - el dinero estaba disponible. Son problemas de rendicion de cuentas, y se concentran en la zona roja porque ahi es donde el volumen de decisiones ha superado al sistema que debia registrarlas.
La conclusion practica es un diagnostico, no un sermon. Ubique honestamente a su organizacion en este grafico. Si su gasto ha subido - un plan de capital mayor, mas proyectos simultaneos, contratos mas grandes - preguntese si su madurez documental subio con el. Si no lo hizo, no solo ha crecido; se ha desplazado hacia la esquina roja, y el riesgo ya esta incorporado en su proxima auditoria. La solucion no es gastar menos. Es moverse a la derecha del grafico, de forma deliberada, hasta que su capacidad de rendir cuentas alcance su capacidad de comprometer.
Moverse a la derecha no es una compra de software; es una secuencia de pequenos compromisos. De a cada proyecto un solo lugar donde vivan sus contratos, aprobaciones y decisiones, para que haya una sola respuesta a « donde esta? ». Haga a una persona responsable de ese registro en cada proyecto, no al equipo entero de forma difusa. Y mida la madurez como mide el gasto - si el plan de capital crece veinte por ciento este ano, la disciplina documental que lo sostiene tiene que crecer con el, o la brecha simplemente se ensancha. Las organizaciones que tratan la madurez como algo que programan, en lugar de algo que esperan, son las que mantienen ambos puntos en la esquina segura mientras escalan.
La historia que motivo este grafico vale la pena leerla a continuacion - empiece por las anatomias de un sobrecosto.
