Un grafico: el impuesto de reportes sobre los equipos de proyecto
Suma las horas que tu equipo de proyecto dedica a reportar el trabajo y compáralas con las horas dedicadas a hacerlo. Para muchos equipos, el primer numero esta mas cerca del segundo de lo que nadie quiere admitir. Lo llamamos el impuesto de reportes - y la mayoria de las organizaciones lo pagan sin ver nunca la factura.
La pregunta que responde este grafico: a donde va de verdad una semana de proyecto? Porque si casi la mitad se gasta en describir el trabajo en vez de avanzarlo, eso no es un problema de productividad. Es estructural - y tiene arreglo.
El impuesto de reportes, en una imagen
Imagina una semana tipica de 40 horas de un lider de proyecto en un proyecto de capital de tamano medio. Aqui es donde suelen ir las horas.
Dieciocho de cuarenta horas - casi la mitad - van a reportar y a rastrear la informacion necesaria para reportar. El trabajo de proyecto en si, la razon de ser del puesto, recibe lo que queda. Estas cifras son ilustrativas y varian segun la organizacion, pero pide a cualquier lider de proyecto que cronometre su semana con honestidad y la forma rara vez le sorprende.
Por que el impuesto es tan alto
No es que los reportes de estado sean inutiles - el liderazgo de verdad los necesita. El impuesto es alto porque la informacion no esta lista. Las horas no van a escribir el reporte; van a armarlo: sacar numeros de un sistema, el estado de documentos de un disco, las ordenes de cambio del correo, y reconciliar versiones que no coinciden. Reportar es rapido. Reunir es el impuesto.
Los datos viven en pedazos. el cronograma aqui, los costos alla, los documentos en otro lado - cada reporte es un trabajo de re-ensamblaje.
Cada quien reporta distinto. sin un formato comun, el liderazgo vuelve a preguntar y tu vuelves a reportar.
El reporte de ayer ya esta obsoleto. asi que lo reconstruyes desde cero la proxima semana en vez de actualizarlo.
El segundo costo, invisible
Hay un costo mas alla de las horas perdidas, y es peor: el trabajo que no se hace. Cada hora que un lider de proyecto pasa armando un reporte de estado es una hora que no pasa desbloqueando a un subcontratista, detectando a tiempo una desviacion de presupuesto o tomando la decision que mantiene honesto el cronograma. El impuesto de reportes no solo quema tiempo - cambia en silencio el criterio de tu gente mas experimentada por trabajo administrativo. En un proyecto ajustado, ese cambio es la diferencia entre atrapar un problema en la semana tres y descubrirlo en el mes tres.
Como bajar la factura
Bajas el impuesto de reportes haciendo que la informacion se reporte sola - recogida una vez, en un solo lugar, al dia, para que una actualizacion de estado sea una vista, no un proyecto. La meta no es menos reportes; son reportes que cuestan minutos en vez de dias.
Captura una vez, reporta muchas. ingresa costo, cronograma y estado de documentos en un solo lugar y deja que cada reporte beba de ahi.
Estandariza el formato. una sola forma de reporte acordada mata el bucle de volver a preguntar.
Haz que al dia sea lo predeterminado. una vista en vivo vence a una reconstruccion semanal - el reporte nunca esta obsoleto porque nunca se reconstruye.
Esta semana, pide a una persona que registre las horas que dedica a reunir frente a hacer. Ponle un numero a tu impuesto de reportes. No puedes recortar un costo que nunca mediste - y una vez que lo ves, ya no podras dejar de verlo.
Esa media semana enterrada aparece por todas partes en cuanto miras - la seguimos encontrando en los datos.
