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三点估算:好的样子,以及哪里会出错

By XNM Technologies · December 19, 2021 · 1 min read
三点估算:好的样子,以及哪里会出错

问一个团队某项任务要花多久,你通常只会得到一个数字。这个数字几乎总是估算者私下回答另一个更隐蔽问题的结果:如果一切顺利,这要花多久?在持续数月的资本项目中,乐观情绪会层层累积,建立在最佳情形数字之上的进度计划,往往还没过完第一个月就已经落后。三点估算的纪律,就是在你尚未真正掌握某个数字之前,拒绝承诺单一数字。

方法很简单。对每个工作项,你记录三个工期:条件有利时的乐观估算(O)、现实正常情况下最可能的估算(M),以及已知风险发生时的悲观估算(P)。两种常用公式把这三个数字转化为期望值:三角平均,(O + M + P) / 3;以及 PERT 加权平均,(O + 4M + P) / 6,后者更偏向最可能的数字。O 与 P 之间的差距本身就是有用的信息——它揭示了估算者真正的不确定程度。

好的样子

一份健康的三点估算,是由真正要做这项工作的人做出来的,而不是由从未接触过该任务的计划人员自上而下分派的。三个数字来自各自不同的推理,而不是把一个猜测上下挪动百分之十。而悲观数字,则建立在团队能够明确指出的、有名有姓的风险之上。

  • 每个点都反映一个不同的情景,并在旁边写下相应的假设。

  • 悲观情形要点名具体风险——审批延误、单一来源供应商、关键人员休假——而不是把一个整数往上凑。

  • O 到 P 之间过大的差距应被标记出来加以关注,而不是平均掉之后被遗忘。

  • 随着工作逐渐明朗,估算应当被重新审视,而不是被冻结在最初猜测的那一刻。

哪里会出错

糟糕的三点估算往往以可辨认的方式失败。最常见的是走过场:团队之所以拿出三个数字,只是因为模板要求如此,但 O、M、P 其实就是同一个估算加减一个随意的缓冲。什么都没学到,得出的期望值却带着虚假的精确感。

  1. 锚定在最可能值上。 估算者先写下 M,再把 O 和 P 对称地放在它两侧。但真实任务很少是对称的:下行风险通常远大于上行收益,因此诚实的分布是偏斜的。

  2. 隐藏的重复计算。 悲观数字本身已经包含了风险,之后又在其上单独追加一笔应急储备,使计划虚胖,而当缓冲未被用到时又损害可信度。

  3. 把各项悲观情形相加。 把每项任务的最坏情形相加得出项目最坏情形,等于假设所有事情同时出错。这种情况很少发生;它夸大了分布的尾部,反而让人忽视进度计划。

  4. 一次做完就不管。 估算在启动工作坊里做完,之后就再也没人碰过,即使范围和条件在其之下不断变化。

这里还有一个更深层的要点。三点估算的价值,并不在于它产出的那个整洁的期望数字,而在于它所迫使发生的对话:关于什么可能出错、团队究竟有多少把握、以及进度在哪里最脆弱。一个说某任务要花十二天的计划,对风险只字未提;而一个说审批通过则八天、正常情况十二天、若长周期设备延误则二十二天的计划,则精确地告诉交付经理应把注意力放在哪里。

在许多团队刚刚经历的复苏期里,这种脆弱性并非纸上谈兵。供应中断与部分远程办公的劳动力,使悲观情形比以往更靠近分布的中心。仍把乐观数字当作计划的估算者,实际上是在赌过去两年的扰动已经完全过去。诚实的做法,是把区间拉宽,并让期望值如实反映这一点。

如果你希望得到经得起推敲的估算、以及能在现实面前站得住脚的进度计划,XNM 的项目群与项目交付咨询 可以帮助你的团队把估算纪律融入其规划方式之中。