Rédiger un plan de communication que les gens lisent vraiment
Demandez à dix chefs de projet s'ils ont un plan de communication et neuf répondront oui. Demandez à le voir en usage, et un silence s'installe. Le document existe — souvent un tableau soigné enfoui dans un dossier de projet — mais l'équipe fonctionne au gré des fils de courriels, des conversations de couloir et de ce qu'a décidé la dernière réunion. Maintenant que les équipes distribuées et hybrides sont la norme, ces canaux informels fuient. Un plan de communication que l'on suit n'est pas un livrable qu'on rédige une fois; c'est une entente de travail qu'on garde assez légère pour la respecter.
Si la plupart des plans échouent, c'est qu'ils répondent à la mauvaise question. Ils décrivent ce que le chef de projet va produire — un rapport d'état, une présentation de comité — plutôt que ce dont chaque partie prenante a réellement besoin pour décider. Renversez cela, et le plan se met enfin à servir.
Commencez par les publics, pas par les documents
Avant de choisir un rapport ou une fréquence, dressez la liste de ceux qui ont un intérêt dans le projet et de ce dont chacun a besoin. Un commanditaire veut savoir si vous êtes dans les temps et où vous attendez une décision. Une équipe de réalisation a besoin de clarté sur les priorités et les obstacles. Une unité d'affaires touchée a besoin d'être prévenue assez tôt pour se préparer. Une même mise à jour sert rarement les trois.
Dressez la liste des parties prenantes. Nommez de vraies personnes et de vrais groupes, pas des rôles abstraits. « Le commanditaire » devrait porter un nom.
Précisez le besoin de chacun. Décisions, alerte précoce, réassurance, détails — soyez précis sur le rôle que joue la communication pour cette personne.
Choisissez le canal en conséquence. Associez chaque besoin à un canal et à un rythme : un courriel hebdomadaire de cinq lignes, une revue aux deux semaines, un tableau de bord en direct, une courte vidéo asynchrone.
Attribuez un responsable. Chaque ligne du plan a besoin d'une personne nommée chargée de l'envoyer. Un canal sans responsable est un canal qui se taira.
Définissez le déclencheur, pas seulement le calendrier. Certaines communications sont programmées; d'autres se déclenchent sur un événement, comme un jalon manqué ou un seuil budgétaire franchi.
Gardez-le assez petit pour qu'il survive
Un plan de communication qui énumère quinze rapports en produira deux et décevra tout le monde. La discipline, c'est la soustraction. Pour la plupart des projets, trois ou quatre canaux portent presque toute la valeur :
Une mise à jour d'état brève et prévisible — même jour, même format, chaque semaine — pour qu'on cesse de demander « ça avance? ».
Un journal des décisions qui consigne ce qui a été décidé, par qui et quand, afin que les équipes distribuées cessent de rouvrir des questions tranchées.
Une voie d'escalade connue d'avance, pour que les mauvaises nouvelles circulent vite au lieu d'attendre la prochaine réunion.
Une source unique de vérité — un seul endroit où vivent le plan, les risques et l'état réels, et non cinq copies concurrentes.
Pour les équipes hybrides, écrivez quelles conversations se tiennent en direct et lesquelles se font à l'écrit. Le réflexe devrait pencher vers l'écrit et l'asynchrone, car une décision consignée par écrit traverse les fuseaux horaires et atteint la personne absente ce jour-là. Réservez les réunions en direct au travail qui exige vraiment une discussion.
Faites du respect du plan le chemin le plus facile
Le véritable test d'un plan de communication, c'est de savoir s'il est plus facile de le suivre que de l'ignorer. Si votre mise à jour hebdomadaire demande une heure de montage, vous la sauterez sous pression. Si l'état réside dans un outil que personne n'ouvre, on vous écrira plutôt par courriel. Bâtissez le plan autour des habitudes que votre équipe a déjà, réduisez l'effort de chaque point de contact, et révisez le plan lui-même une fois par mois — retirez ce que personne ne lit, renforcez ce sur quoi les gens s'appuient. Un plan honnête sur la façon dont l'équipe communique vraiment vaut mieux qu'un plan parfait que personne n'ouvre.
Si vous voulez faire de la communication un atout de votre projet plutôt qu'un jeu de devinettes, les services-conseils en réalisation de programmes et de projets de XNM peuvent vous aider à mettre en place des rythmes et des canaux que votre équipe continuera d'utiliser.