RACI bien hecho: cómo distinguir una matriz que funciona de una inútil
Casi todos los equipos han dibujado una matriz RACI alguna vez, y la mayoría de esas matrices terminan en una carpeta que nadie vuelve a abrir. Es una lástima, porque asignar con claridad quién es Responsable de ejecutar, quién rinde cuentas, a quién se Consulta y a quién se Informa es una de las formas más baratas de evitar ese fracaso lento y costoso en el que todos suponían que otro se estaba ocupando.
A principios de 2021, con los equipos dispersos en oficinas en casa y los plazos de suministro todavía inestables, el costo de una responsabilidad difusa subió notablemente. Ya no se puede asomar uno por encima del escritorio para preguntar quién está presionando al proveedor. La matriz debe hacer ese trabajo por usted, y solo funciona si está bien construida.
Cómo se ve una buena matriz RACI
Una matriz sana se organiza en torno a entregables y decisiones reales, no a actividades vagas. Cada fila es algo que se produce o se decide, y las columnas son las personas o roles que realmente estarán en la sala.
Exactamente un responsable de rendir cuentas por fila. Un nombre es dueño del resultado y puede responder por él. En cuanto dos personas comparten esa rendición, ninguna la asume de verdad.
El Responsable es quien ejecuta, y pueden ser varios. Son las personas que hacen el trabajo para producir el entregable. En tareas pequeñas, quien rinde cuentas y el Responsable suelen ser la misma persona, lo cual está bien.
El Consultado lo es en ambos sentidos, antes de cerrar el trabajo. Usted busca de verdad su opinión y esta puede dar forma al resultado. Si no está dispuesto a actuar según lo que diga, no está Consultado: está Informado.
El Informado lo está en un solo sentido, una vez hecho. Necesita conocer el resultado para hacer su propio trabajo, pero no tiene voto.
Una buena matriz también es breve. Si un entregable tiene una larga lista de Consultados, suele ser señal de que los derechos de decisión no se han pensado bien.
Cómo se ve una mala matriz RACI
Filas que son temas en lugar de entregables, como «comunicaciones» o «calidad», que no se pueden asignar a nadie en particular.
Dos o más letras A en una misma fila, de modo que la rendición de cuentas se disuelve en cuanto algo falla.
Un muro de C porque nadie quiso dejar fuera a una parte interesada, convirtiendo cada tarea en un comité.
Letras asignadas a cargos que ya no reflejan cómo trabaja el equipo, sobre todo tras una reorganización o el paso al trabajo remoto.
Una matriz escrita una sola vez al inicio y nunca revisada, que se aleja poco a poco de la realidad.
La versión mala no solo es desordenada. Oculta activamente los vacíos. Una celda vacía que debería contener una A es invisible hasta que un entregable llega tarde y el análisis revela que nadie lo asumía.
Hacer que perdure
Construya la matriz con las personas que aparecen en ella, no en una oficina aparte. Recorra las filas en voz alta y pida a quien rinde cuentas que confirme en voz alta que es dueño del resultado; la incomodidad de ese momento es justo la conversación que conviene tener pronto. Luego revísela cada vez que cambie el alcance, el equipo o el modelo de ejecución, y guárdela donde todo el equipo pueda verla, no enterrada en un anexo del acta de constitución.
Hecha así, la matriz RACI deja de ser papeleo y se convierte en un acuerdo operativo discreto que sobrevive a la rotación de personal, a los traspasos de proveedores y a la próxima disrupción.
Si los roles y los derechos de decisión se han difuminado en un equipo distribuido, la asesoría en ejecución de programas y proyectos de XNM puede ayudarle a reconstruir una titularidad que aguante bajo presión.