Por que tu mejor jefe de proyecto es un punto unico de falla
Tu mejor jefe de proyecto es quien evita que tres proyectos se derrumben cargandolos en su cabeza. Eso no es una fortaleza. Es un punto unico de falla con lugar de estacionamiento.
Toda organizacion tiene uno - la persona que simplemente sabe: que aprobacion esta pendiente, que acordo de verdad el cliente, por que esa partida es lo que es. Los celebramos. Deberiamos ponernos nerviosos con ellos. Al final de esto veras por que la persona mas capaz de tu equipo suele ser tu mayor riesgo no gestionado - y por que la solucion la hace mas valiosa, no menos.
La competencia esconde el riesgo
El jefe de proyecto heroe es victima de su propio talento. Como es bueno, nada se cae por las grietas - asi que nadie nota que hay grietas. El conocimiento que deberia vivir en un sistema vive en su memoria: los acuerdos verbales, los rodeos, el contexto detras de cada decision. Funciona de maravilla, hasta el dia en que toma dos semanas de vacaciones, acepta otro empleo, o lo atropella el proverbial autobus. Entonces los proyectos no se hacen lentos. Se detienen.
Este es el problema del 'factor autobus', y para la mayoria de los equipos el numero es uno. Una persona cuya ausencia dejaria a un proyecto incapaz de responder preguntas basicas sobre si mismo. Y aqui esta la trampa: mientras mejor sea esa persona, mas se apoya la organizacion en ella, mas sube el factor autobus, y mas catastrofica se vuelve su partida. Te estan recompensando por construir el riesgo.
El conocimiento nunca fue de verdad suyo para retenerlo
El replanteo incomodo es que el contexto que carga tu mejor jefe de proyecto no le pertenece - le pertenece al proyecto. Las decisiones, las aprobaciones, la justificacion, el registro de quien acordo que: eso es conocimiento organizacional que resulta estar guardado en la cabeza de una sola persona. Cuando vive solo ahi, no tienes un empleado estrella. Tienes un disco duro sin respaldo que ademas toma vacaciones.
La solucion hace al heroe mas valioso
Reducir el riesgo por persona clave no se trata de confiar menos en tus mejores. Se trata de sacar el conocimiento de sus cabezas hacia un lugar que todo el equipo pueda alcanzar - decisiones registradas, aprobaciones asentadas, contexto escrito donde vive el proyecto. Haz eso y pasan dos cosas. La organizacion deja de ser fragil. Y el jefe de proyecto heroe asciende de 'el unico que sabe' a 'el que construyo el sistema que sabe' - una carrera mucho mejor que ser permanentemente impromovible porque nadie puede cubrir su escritorio.
Encuentra tu factor autobus - nombra los proyectos que solo una persona podria cargar
Externaliza el contexto - decisiones, aprobaciones y justificacion registradas donde vive el proyecto
Rota deliberadamente - una segunda persona que pueda responder por cada proyecto
Premia a quienes documentan - haz que 'otros pueden retomar esto' sea senal de buen trabajo, no una amenaza a la seguridad del empleo
Que hacer manana por la manana
Haz una pregunta sobre cada proyecto activo: si el lider desapareciera manana, podria otra persona decir donde esta, que se ha acordado y que sigue - desde el registro, no desde una llamada telefonica desesperada? Donde sea que la respuesta honesta sea no, has encontrado un punto unico de falla que aun puedes arreglar barato. El conocimiento mas peligroso de tu organizacion es el que solo entra los lunes.
Esta es gran parte de por que construimos XNM-VISION como lo hicimos - proyectos y sus decisiones en un solo lugar que todo el equipo puede ver, para que la memoria de un proyecto no se vaya cuando se va una persona. Pero el principio se sostiene solo: en el momento en que el conocimiento de tu mejor jefe de proyecto queda escrito, deja de ser tu mayor riesgo y se vuelve tu mayor multiplicador.
Un heroe que carga el proyecto en su cabeza es la misma fragilidad que un presupuesto que solo un equipo reconcilia o un plano que solo una persona sabe leer - conocimiento sin respaldo. Seguimos tirando de ese hiloa traves de las notas de campo del blog. Saca la memoria de la persona hacia el registro, y tus mejores elementos por fin pueden ser palanca en vez de pasivo.
