一张图：文档漂移曲线

在你创建一份文档的那天，你几秒钟就能找到它。你知道它是什么、存放在哪里、哪个版本是真的、它为何存在。那是这份文档将永远达到的最佳状态。从那一刻起，可查找性就只会衰减。

我们把丢失的文档当作意外——一次性的、倒霉的一天、某人的失误。它们不是意外。它们是一条曲线可预见的产物，而这条曲线比任何人愿意承认的都更陡。下面就是文档漂移曲线：在有系统和没有系统的情况下，一份文档随时间推移仍有多可查找。曲线的形状就是全部的论据，而一旦你看过它，你就再也无法在自己的硬盘里对它视而不见。

曲线为何向下弯曲：三股安静的力量

有三股力量把每一份文档拉向无法查找，而其中没有一股是戏剧性的。第一股是版本繁衍：文件被复制、编辑、改名、群发，于是出现了五个几乎一模一样的版本，而只有一个是真的。第二股是上下文蒸发：文档存在的缘由——它所支撑的决策、围绕它的对话——栖身于记忆，而记忆消退得很快。第三股是人员流动：那个知道它在哪里、为何重要的人走出了门，带走了那张地图。这些在任何一天都算不上危机。它们却全都是恒常的。合在一起，它们每一周都让曲线往下弯一点。

系统并不能让时间停步——它让曲线变平

再看一眼那两条线起始的地方。在第一天，它们完全相同。一切都可查找；你不需要系统来找一份今早才做的文档。系统在第六个月和第二年才真正发挥价值，那时无管理的曲线已跌落悬崖，而有管理的那条仍高高在上、你真能用得上。这正是反直觉之处——也正是这项工作长期被排到次要位置的原因。良好记录的价值在建立之初几近无形，那时找东西本就容易；而在日后却极为巨大，那时你需要它们，它们却已不见。你归档不是为了今天，而是为了十八个月后那个收到记录调取请求、审计或诉讼的版本的你。

本周就找出你自己的曲线

这里有一个你周五前就能做的测试。挑三份文档：一份来自本月，一份来自一年前，一份来自一个此后已结束的项目。给找到每一份当前的、权威的版本计时——不是某个副本，而是真正的那一份。这三个数字就是你的文档漂移曲线。如果那份一年前的耗时是本月那份的十倍，你就刚刚量出了没有系统的代价——也找到了在你下一份文档开始下滑之前就着手建立一套系统的最有力论据。曲线始终在运行。唯一的问题是，你任由它变得多陡。

我们曾从另一个方向衡量过同样的衰减——一个整洁的硬盘多快沦为一片沼泽——见另一篇《一张图》。