Notes de terrain : les conseils d'OSBL et le dossier de reddition de comptes
Toutes les personnes dans la salle sont bien intentionnées. C'est là l'étrangeté d'un conseil d'OSBL en difficulté : on ne le répare pas en trouvant de meilleures personnes, car les personnes sont déjà bonnes. Elles se sont portées volontaires.
Voici l'affirmation sur laquelle repose ce texte. Le conseil qui pose le plus de questions n'est pas le plus engagé. C'est souvent le moins informé. Restez avec moi, car à la fin vous verrez pourquoi il s'agit d'un problème de dossiers plutôt que de personnalités, et pourquoi le correctif est plus modeste que vous ne le croyez.
Deux modes de défaillance, une seule racine
Le premier mode est le tampon automatique. La pochette arrive le jeudi pour une réunion du lundi. Quarante pages, surtout des tableaux, et aucun administrateur ne peut vérifier un seul chiffre de façon indépendante. Ils font donc la seule chose rationnelle qui leur reste : ils font confiance à la direction générale et approuvent. On décrit habituellement cela comme un conseil désengagé. Ce n'en est pas un. C'est un conseil sans base de jugement, qui se comporte sensément.
Le second mode semble l'inverse. Le conseil qui questionne tout, rouvre des dossiers réglés et veut voir les factures. On parle alors d'ingérence, ou d'un problème de confiance. Mais regardez ce qu'ils font vraiment : ils reconstituent, en direct et à voix haute, un portrait que le dossier aurait dû leur remettre d'avance. Ils ne font pas de la microgestion par tempérament. Ils font de l'archéologie dans une salle de réunion parce que personne ne leur a donné de dossier.
Même racine. Dans les deux cas, le conseil n'a aucune base de jugement indépendante; il s'en remet donc complètement ou interroge sans fin. Ce sont les deux seuls coups possibles pour des gens responsables de quelque chose qu'ils ne voient pas.
Ce qu'est vraiment le dossier de reddition de comptes
Il est plus petit et plus terne que l'expression le laisse croire. Ce n'est ni un cadre de gouvernance ni un cartable de politiques. En pratique, ce sont cinq choses qui répondent, sans réunion, à ce dont le conseil est garant :
Des procès-verbaux qui consignent la décision et son fondement, pas seulement la proposition et le vote.
Un registre de ce que le conseil a délégué, à qui, et dans quelles limites.
Les chiffres récurrents, chacun avec une source nommée, pour que personne ne débatte de quel chiffre est le vrai.
Les déclarations de conflits d'intérêts, tenues à jour plutôt que récitées une fois l'an.
Une liste de suivis où chaque élément porte un nom et une date.
C'est tout. Remarquez que chaque élément existe pour répondre à une question qu'un administrateur devrait autrement poser à voix haute, en réunion, avec du temps qui aurait pu servir au jugement.
Le plus petit correctif qui fonctionne
Si vous ne faites qu'une seule chose, tenez un registre de décisions. Une ligne par décision : ce qui a été décidé, quand, sur quel fondement, et qui la porte. Cela prend une minute sur le coup et supprime l'activité la plus coûteuse d'une réunion de conseil : rejuger une décision dont personne ne se rappelle tout à fait l'avoir prise.
Le glissement qu'il produit porte un nom qu'il vaut la peine d'emprunter : de la gestion par défaut à la responsabilité mutuelle. Un conseil doté d'un dossier cesse d'être un tampon ou une inquisition. Il peut poser une question difficile en huit minutes plutôt qu'en quarante, parce qu'il sait déjà ce qui s'est passé; et la direction générale cesse de vivre l'examen comme une embuscade, parce que les réponses étaient écrites avant que quiconque songe à demander.
Voilà l'échange discret au cœur de la gouvernance. Les administrateurs obtiennent quelque chose sur quoi juger, et le personnel cesse de devoir défendre sa mémoire. Les deux camps y gagnent, ce qui est assez rare pour valoir la minute que coûte un registre de décisions.
Les conseils ne sont pas le seul endroit où ce schéma apparaît. Tout groupe responsable d'un travail qu'il ne voit pas se comporte de la même façon. Les autres notes de terrain suivent le même problème dans des salles qui ne ressemblent en rien à un conseil.
