Nommer ses fichiers comme si on en avait besoin dans cinq ans
Dans cinq ans, quelqu'un qui ne vous a jamais rencontre ouvrira un dossier que vous creez aujourd'hui, a la recherche du seul document qui tranche un litige. Il trouvera Final_v2_UTILISER-CECI.docx, contrat_dernier(3).pdf et signe_VRAI_final.pdf, tous modifies la meme semaine, sans aucune idee duquel est l'entente signee. Cette personne pourrait etre votre remplacant. Ce pourrait etre vous.
Un nom de fichier est le plus petit, le moins cher et le plus neglige des actes de rigueur documentaire — et celui qui echoue le plus fidelement. On nomme les fichiers pour la version de soi qui a un contexte parfait : celle qui se souvient que dernier voulait dire avant la revision de l'avocat, que v2 etait en fait le troisieme brouillon, que la vraie copie signee est celle a la date bizarre. Ce contexte a une duree de vie d'environ deux semaines. Le nom de fichier doit lui survivre des annees.
Un nom de fichier est un message a un inconnu
Tout l'art du nommage est d'ecrire pour quelqu'un sans aucun contexte — car c'est lui qui finit par lire. Un bon nom repond, sans ouvrir le fichier et sans se fier au dossier qui le contient, a quatre questions : quand, de quoi il s'agit, quel type de document c'est, et dans quel etat il est. 2024-03-14_Maplewood_Bail_SIGNE.pdf repond aux quatre d'un coup d'oeil. bail final.pdf n'en repond aucune, et ment discretement sur sa finalite des qu'un final revise arrive.
Les regles qui font survivre un nom au roulement de personnel
Commencez par une date ISO (AAAA-MM-JJ). Elle se trie d'elle-meme par ordre chronologique, elle est sans ambiguïte d'un pays a l'autre, et elle place le fait le plus fiable d'un document en premier.
Utilisez un vocabulaire controle pour les types de documents. Bail, Facture, Permis, Proces-verbal, Plan. Choisissez les mots une fois et reutilisez-les, pour qu'une recherche de Permis trouve tous vos permis.
Versionnez avec v01, v02 — jamais final ni dernier. Les nombres montent a l'infini. Final est une promesse que le prochain courriel brise toujours.
Mettez le statut dans le nom. BROUILLON, AREVISER, SIGNE, REMPLACE. Le nom devrait dire si l'on peut se fier au document avant de l'ouvrir.
Faites en sorte que le nom fonctionne sans le dossier. Les fichiers sont deplaces, copies, envoyes hors contexte. Un nom qui n'a de sens qu'a trois dossiers de profondeur echoue des qu'il voyage.
Aucune de ces regles ne vise l'ordre pour l'ordre. Elles visent un moment precis et recurrent : le jour ou quelqu'un a besoin d'un document et que la personne qui l'a cree est indisponible — en vacances, sur un autre projet, ou partie de l'organisation. Une convention de nommage est l'assurance la moins chere contre ce moment. Elle coute quelques secondes a l'enregistrement et fait economiser des heures, parfois un litige, a la recherche.
Le test qui dit si ça marche
Pas besoin d'une politique pour savoir si votre nommage tient. Il faut un test honnete : confiez a un nouveau collegue une courte liste de documents a trouver — le bail signe, le dernier plan approuve, le proces-verbal du dernier trimestre — et observez. S'il les trouve tous sans poser de question, vos noms font leur travail. S'il doit ouvrir six fichiers pour trouver le bon, ou vient vous demander quel final est le vrai final, votre convention vit dans votre tete, pas dans vos noms de fichiers.
Adoptez la convention cette semaine, sur les nouveaux fichiers d'abord ; nul besoin de renommer le passe pour corriger l'avenir. La norme qui compte n'est pas la plus elaboree. C'est celle assez simple pour que tout le monde la suive encore dans cinq ans, quand vous ne serez plus la pour expliquer ce que voulait dire dernier.
C'est une habitude parmi un ensemble plus large auquel nous revenons sans cesse : les petites disciplines sans gloire qui decident si un projet reste reperable. On en trouve d'autres dans notre serie de guides pratiques, du controle de version a la mise en place d'une source unique de verite.
