Notes du terrain : les organismes sans but lucratif et l'etau de la reddition de comptes
Voici le calcul discret qui regit la plupart des organismes sans but lucratif aujourd'hui : la reddition de comptes exigee par les bailleurs augmente chaque annee, le financement des personnes qui la produisent diminue, et l'ecart entre les deux est comble par un gestionnaire de programme epuise a neuf heures du soir. Cet ecart a un nom dans le secteur. C'est l'etau de la reddition de comptes, et au fond, c'est un probleme de dossiers.
Vu de l'exterieur, une subvention ressemble a de l'argent pour une mission. Vu de l'interieur, c'est un contrat assorti d'un calendrier documentaire. Un organisme de taille moyenne peut gerer six, dix, quinze subventions a la fois, chacune avec son propre gabarit de rapport, ses categories budgetaires, son cycle, sa definition d'une depense admissible. La mission est la meme partout. La paperasse, non — et c'est la paperasse qui fait entrer l'argent.
Une meme depense, rapportee de trois façons
La cruaute particuliere du travail multi-bailleurs, c'est qu'un seul cout reel doit etre decoupe et redecoupe pour entrer dans le cadre de chacun. Le salaire du coordonnateur de programme est une depense dans le monde reel. Au dossier, c'est quarante pour cent sur la ligne personnel d'une subvention, trente pour cent sur la ligne prestation d'une autre, et le reste non finance — et chaque bailleur le veut prouve a sa façon, selon son calendrier. Faites cela sur une douzaine de subventions et le fardeau n'est pas additif. Il se compose.
Voila pourquoi l'etau frappe si fort les petites equipes. Les organismes qui font ce travail sont composes de gens venus pour la mission, pas pour le plan comptable. La rigueur documentaire n'est presque jamais le vrai role de quelqu'un ; c'est ce qui se fait apres le vrai travail, s'il reste du temps, ce qui n'est pas le cas. Et le roulement est eleve dans le secteur, alors la memoire de la façon dont le rapport de l'an dernier a ete monte tend a sortir par la porte juste avant l'echeance de cette annee.
Saisir une fois, rapporter plusieurs fois
Les organismes qui echappent a l'etau ne travaillent pas plus fort sur les rapports. Ils deplacent le travail plus tot, dans le programme lui-meme. Le principe est saisir-une-fois : enregistrer chaque cout et chaque resultat une seule fois, dans une structure decoupable pour n'importe quel bailleur, au lieu de le reconstruire a chaque rapport en fin d'annee.
Gardez un seul plan comptable, relie a chaque bailleur. Enregistrez la depense une fois sur une categorie maitresse, puis reliez cette categorie a la ligne exigee de chaque subvention. Le lien se construit une fois ; le rapport devient un filtre, pas une reecriture.
Recueillez les resultats au moment de la prestation. La feuille de presence, le formulaire d'admission, la note de resultat saisis le jour du service sont des preuves. Le meme chiffre reconstruit en mars est une supposition.
Reliez chaque cout a sa subvention des qu'il survient. Coder un reçu le jour de son arrivee prend quelques secondes. Apparier une annee de reçus aux subventions sous echeance prend une semaine et laisse passer des choses.
Tenez un dossier de rapport continu par subvention. Pour qu'au jour du rapport il n'y ait rien a monter — seulement quelque chose a soumettre.
Faire plus avec moins est la condition permanente du secteur, et aucun logiciel n'y change rien. Mais une grande part du moins sert a reconstruire des dossiers qu'on aurait pu saisir une fois, sur le moment, gratuitement. L'etau est reel. Une bonne partie est aussi auto-infligee par les sprints de fin d'annee que de meilleurs dossiers eviteraient tout simplement.
Si votre organisme gere plus de trois subventions, le test est rapide et inconfortable : prenez-en une et tentez de monter son prochain rapport aujourd'hui, a partir du seul dossier. Tout ce que vous ne trouvez pas sans demander a quelqu'un de se souvenir, c'est la part de l'etau que vous pouvez vraiment corriger.
Nous ecrivons une Note du terrain comme celle-ci sur un monde different chaque semaine — la semaine derniere la trace documentaire qui conclut l'affaire d'un promoteur, bientot le dossier de mission qui protege un cabinet comptable. C'est la meme histoire racontee dans d'autres pieces. Lisez la suite dans notre serie Notes du terrain.
