Nombrar archivos como si alguien los necesitara en cinco anos
Dentro de cinco anos, alguien que nunca te conocio abrira una carpeta que creas hoy, buscando el unico documento que zanja una disputa. Encontrara Final_v2_USAR-ESTE.docx, contrato_ultimo(3).pdf y firmado_REAL_final.pdf, todos modificados la misma semana, sin idea de cual es el acuerdo firmado. Esa persona podria ser tu reemplazo. Podrias ser tu.
Un nombre de archivo es la pieza mas pequena, barata e ignorada de disciplina documental que existe — y la que falla con mas fidelidad. Nombramos archivos para la version de nosotros con contexto perfecto: la que recuerda que ultimo significaba el de antes de la revision del abogado, que v2 era en realidad el tercer borrador, que la copia firmada de verdad es la de la fecha rara. Ese contexto dura unas dos semanas. El nombre del archivo tiene que sobrevivirle anos.
Un nombre de archivo es un mensaje a un desconocido
Todo el arte de nombrar es escribir para alguien sin contexto — porque ese es quien al final lo lee. Un buen nombre responde, sin abrir el archivo y sin confiar en la carpeta que lo contiene, cuatro preguntas: cuando, de que trata, que tipo de documento es y en que estado esta. 2024-03-14_Maplewood_Arrendamiento_FIRMADO.pdf responde las cuatro de un vistazo. arrendamiento final.pdf no responde ninguna, y miente en silencio sobre ser final en cuanto llega un final revisado.
Las reglas que hacen que un nombre sobreviva a la rotacion
Empieza con una fecha ISO (AAAA-MM-DD). Se ordena cronologicamente sola, es inequivoca entre paises, y pone el dato mas confiable de un documento al frente.
Usa un vocabulario controlado para los tipos de documento. Arrendamiento, Factura, Permiso, Acta, Plano. Elige las palabras una vez y reutilizalas, para que una busqueda de Permiso encuentre todos tus permisos.
Versiona con v01, v02 — nunca final ni ultimo. Los numeros suben para siempre. Final es una promesa que el siguiente correo siempre rompe.
Pon el estado en el nombre. BORRADOR, PARAREVISION, FIRMADO, REEMPLAZADO. El nombre deberia decirte si puedes confiar en el documento antes de abrirlo.
Haz que el nombre funcione sin la carpeta. Los archivos se mueven, se copian y se envian fuera de contexto. Un nombre que solo tiene sentido tres carpetas adentro falla en cuanto viaja.
Ninguna de estas reglas busca el orden por el orden. Buscan un momento especifico y recurrente: el dia en que alguien necesita un documento y quien lo creo no esta disponible — de vacaciones, en otro proyecto, o fuera de la organizacion. Una convencion de nombres es el seguro mas barato contra ese momento. Cuesta unos segundos al guardar y ahorra horas, a veces una disputa, al buscar.
La prueba que te dice si funciona
No necesitas un documento de politica para saber si tus nombres aguantan. Necesitas una prueba honesta: dale a un colega nuevo una lista corta de documentos para encontrar — el arrendamiento firmado, el ultimo plano aprobado, el acta del trimestre pasado — y observa. Si los encuentra todos sin preguntarle a nadie, tus nombres hacen su trabajo. Si tiene que abrir seis archivos para hallar el correcto, o viene a preguntarte cual final es el final de verdad, tu convencion vive en tu cabeza, no en tus nombres de archivo.
Adopta la convencion esta semana, primero en archivos nuevos; no tienes que renombrar el pasado para arreglar el futuro. El estandar que importa no es el mas elaborado. Es el lo bastante simple para que todos lo sigan dentro de cinco anos, cuando no estes para explicar que significaba ultimo.
Este es un habito dentro de un conjunto mayor al que volvemos siempre: las pequenas disciplinas sin gloria que deciden si un proyecto sigue siendo localizable. Hay mas en nuestra serie de guias practicas, del control de versiones a montar una unica fuente de verdad.
