La pompe bon marché qui a coûté une fortune : pourquoi le prix est le pire critère pour choisir un fournisseur

À la fin de 2020, une société de services publics de taille moyenne que nous appellerons Northriver devait remplacer des groupes de pompage avant une échéance hivernale. Leur situation ressemblait à celle de tout le monde cette année-là : une équipe réduite travaillant à moitié à distance, des chaînes d'expédition encore désorganisées par la pandémie, et une direction des finances pressée de démontrer des économies. Trois soumissions sont arrivées. La moins chère battait la suivante de dix-huit pour cent. Le bon de commande est parti l'après-midi même. Ce récit est un composite de situations que nous voyons souvent, et c'est la fin qui mérite l'étude.

En moins de deux ans, cette économie de dix-huit pour cent avait été effacée plusieurs fois. Les pompes consommaient plus d'énergie, tombaient en panne plus souvent et utilisaient des joints exclusifs qu'un seul distributeur tenait en stock. Chacun de ces faits était connaissable au moment de la soumission. Aucun n'apparaissait sur la feuille de comparaison, car cette feuille n'avait qu'une seule colonne qui comptait : le prix d'achat.

Où se cache le véritable coût

Le coût total de possession (CTP) est la discipline qui consiste à chiffrer toute la relation avec un actif ou un fournisseur, et non seulement le moment de la signature. Le prix affiché représente généralement une minorité de ce que vous dépenserez. Le reste s'étale sur les années suivantes, ce qui explique précisément pourquoi il échappe à une comparaison rapide.

• Acquisition : prix, transport, droits de douane, installation, mise en service et le temps du personnel pour trouver et intégrer le fournisseur.

• Exploitation : énergie et consommables, la main-d'œuvre pour faire fonctionner l'actif, et tout frais de licence ou d'abonnement.

• Entretien : service planifié, pièces de rechange, coût des arrêts, et votre exposition si un seul distributeur contrôle les pièces.

• Fin de vie : déclassement, élimination, et la valeur de l'actif lorsque vous en avez terminé.

Faites passer les chiffres de Northriver dans ces quatre catégories et les pompes bon marché perdent nettement. La seule consommation d'énergie plus élevée comblait l'essentiel de l'écart ; les joints à source unique et les heures supplémentaires pour traquer les pannes ont fait le reste. La soumission gagnante était l'option la plus coûteuse de la salle. Elle avait simplement caché son coût dans les années que personne n'avait évaluées.

Intégrer le CTP à la décision, et non en faire un après-coup

Vous n'avez pas besoin d'un modèle parfait pour battre une comparaison fondée sur le seul prix. Il vous faut un modèle défendable, rédigé avant l'ouverture des soumissions afin que personne ne puisse vous accuser de tordre les calculs en faveur d'un fournisseur favori.

1. Définissez d'abord la durée de vie. Décidez si vous chiffrez cinq ans ou quinze. Tous les chiffres ultérieurs en dépendent, donc cela ne peut être discuté après coup.

2. Énumérez les véritables facteurs de coût. L'énergie, les consommables, les pannes prévues et les arrêts dominent généralement. Estimez-les honnêtement plutôt que précisément ; une hypothèse documentée vaut mieux qu'une supposition assurée.

3. Inscrivez-le dans le dossier d'appel d'offres. Demandez aux fournisseurs la consommation, les intervalles d'entretien, la disponibilité des pièces et les conditions de garantie. Si vous évaluez selon le CTP, dites-le d'emblée pour que les données arrivent avec les soumissions.

4. Chiffrez le risque d'approvisionnement. Une pièce fabriquée par une seule entreprise, selon le calendrier qui a mordu tout le monde en 2021, mérite une ligne sur la feuille, pas une note de bas de page.

5. Montrez votre raisonnement. Un modèle de CTP qu'un vérificateur peut suivre est aussi un modèle auquel un dirigeant sceptique fera confiance lorsque vous recommanderez la soumission qui n'est pas la moins chère.

Le but n'est pas de ralentir l'approvisionnement ni de ne jamais retenir la soumission la plus basse. Parfois l'option la moins chère est réellement la meilleure, et un modèle de CTP le dira clairement. Le but, c'est que le prix seul est une supposition déguisée en chiffre. Dès que vous le laissez tenir lieu de valeur, vous remettez la véritable décision au fournisseur le plus habile à rogner l'unique chiffre que vous avez regardé.

Si vous souhaitez un processus de sourçage où la soumission la plus basse doit mériter sa victoire sur le coût du cycle de vie, la gestion des achats, de l'approvisionnement et des contrats de XNM peut vous aider à le bâtir et à le défendre.