L'horloge de garantie que personne n'a lancee
L'unite de toit de la nouvelle aile des sciences est tombee en panne en fevrier, dix-huit mois apres l'ouverture de l'ecole. Cela aurait du etre un non-evenement. L'equipement etait couvert par une garantie de deux ans du fabricant, et dix-huit mois, c'est confortablement a l'interieur de deux ans. Sauf que personne ne pouvait dire, avec certitude, quand ces deux ans avaient reellement commence.
Le compte a rebours n'avait pas commence le jour de la mise en service, on l'a appris trop tard. Il avait demarre des mois plus tot, a l'achevement substantiel, et la couverture avait discretement expire trois semaines avant la panne. La reparation a coute au district onze mille dollars qu'il n'aurait jamais du payer - non pas parce que la garantie n'existait pas, mais parce que personne n'avait inscrit sa date d'expiration a un calendrier. A la fin de ce texte, vous verrez pourquoi les garanties les plus couteuses ne sont pas celles qui echouent. Ce sont celles qui expirent inutilisees.
Une garantie est une date, pas un document
La plupart des organisations traitent une garantie comme un bout de papier - un certificat classe dans un cartable de cloture, la preuve que quelque chose est couvert. Mais une garantie n'est pas vraiment un document. C'est un compte a rebours, et ce compte a rebours a commence un jour precis. Si vous ignorez ce jour, vous n'avez pas vraiment la garantie ; vous avez un papier qui en decrit une que vous ne pouvez plus utiliser.
Et la date de depart est glissante. Selon le contrat, l'horloge peut demarrer a la livraison, a l'installation, a l'achevement substantiel, a l'acceptation finale ou a l'occupation - et ces jalons peuvent etre separes de plusieurs semaines ou mois. Sur un seul projet, le cautionnement de toiture, la garantie de CVCA et la garantie de main-d'oeuvre peuvent tous commencer des jours differents et durer des periodes differentes. Personne ne remarque l'ecart jusqu'au jour ou une reclamation en depend.
Pourquoi l'horloge est si facile a manquer
Le savoir et le besoin se trouvent de part et d'autre de la remise. Les gens qui connaissent les termes de la garantie - l'entrepreneur general, l'agent de mise en service, les sous-traitants - demobilisent et passent au prochain chantier. Ceux qui auront besoin de ces garanties - l'entretien, l'exploitation, les finances - arrivent tout juste. Tout le transfert se fait par un cartable. Et un cartable n'envoie pas de rappels.
Des garanties classees par corps de metier ou par fournisseur, si bien que rien ne ressort quand l'une est sur le point d'expirer
La date de depart enfouie dans le libelle du contrat et jamais convertie en une simple date de calendrier
Des garanties qui se chevauchent, avec des horloges differentes, suivies comme s'il n'y en avait qu'une
Aucun responsable unique du registre des garanties une fois l'equipe de projet partie
La solution est ennuyeuse, et elle fonctionne
L'antidote n'est ni un logiciel sophistique ni un budget plus gros. C'est un simple registre des garanties : une ligne par garantie, chacune avec une date de debut, une date d'expiration, ce qui est couvert exactement, et qui appeler. Puis un rappel programme pour se declencher soixante a quatre-vingt-dix jours avant chaque expiration - assez de temps pour parcourir le batiment, reperer l'equipement defaillant et deposer la reclamation pendant que la couverture est encore valide.
Extraire chaque garantie a la cloture - pendant que les gens qui connaissent les termes sont encore sur le chantier, pas des mois plus tard
Convertir chacune en dates claires - un vrai debut et une vraie expiration sur un calendrier, pas une clause enfouie dans le contrat
Nommer un seul responsable - une personne imputable du maintien a jour du registre
Programmer des rappels d'expiration - soixante a quatre-vingt-dix jours avant, pour avoir le temps d'inspecter et de reclamer avant la fermeture de la fenetre
Quoi faire demain matin
Sortez vos trois plus recents projets d'immobilisation et posez une seule question pour chacun : quelqu'un peut-il me dire, en moins de cinq minutes, quelles garanties sont encore actives et quand elles expirent ? Si la reponse est un haussement d'epaules et une fouille dans les cartables, vous avez deja des horloges non lancees qui s'ecoulent en arriere-plan. L'unite de toit qui tombera en panne l'hiver prochain est peut-etre encore couverte. Pouvoir le prouver a temps est une decision que vous prenez des maintenant - selon que ce registre existe ou non.
C'est exactement le genre de fuite silencieuse que nous avons concu XNM-VISION pour colmater : les projets et leurs documents au meme endroit, un endroit qui n'oublie pas une date. Mais meme si vous ne touchez jamais a notre logiciel, un registre des garanties d'une page vous fera economiser ces onze mille dollars - et les sommes bien plus grandes qui se cachent derriere les garanties que vous n'avez pas encore examinees.
Un cartable de cloture trop mince, c'est la que les bons projets perdent discretement leur memoire - le meme echec qui engloutit les plans conformes et les dossiers de mise en service. Nous tirons ce fildans les carnets de terrain du blogue. Tenez un registre vivant plutot qu'un cartable mort, et l'horloge de garantie devient une horloge que vous maitrisez vraiment.
