Informes de proyecto: cómo es un buen informe
El informe de estado del proyecto es una de las actividades más universalmente practicadas y peor ejecutadas en la gestión de proyectos. El fallo más común es un informe que contiene demasiado pero omite las dos o tres cosas que el patrocinador realmente necesita saber: ¿estamos encaminados, qué problemas están surgiendo y qué necesitáis de nosotros? Un buen informe responde a seis preguntas: ¿dónde estamos frente a la línea base (calendario, costes, alcance)? ¿Cuál es la previsión al cierre? ¿Cuáles son los riesgos e incidencias clave? ¿Qué decisiones requiere el patrocinador?
La regla de la página única y el estado RAG
La regla de la página única es una disciplina útil: si un informe no puede resumir lo esencial en una página, generalmente es porque el director de proyecto está reportando actividades en lugar de estado. El estado RAG (Rojo-Ámbar-Verde) se usa ampliamente y se malinterpreta con frecuencia. Verde significa: encaminado para cumplir la línea base aprobada dentro de las tolerancias aceptadas. Ámbar: un riesgo amenaza la línea base y hay una respuesta en marcha pero aún no ha demostrado ser efectiva. Rojo: el objetivo de la línea base no puede cumplirse sin una acción correctiva que supera la autoridad del director de proyecto.
Adaptar los informes a la audiencia y frecuencia
Distintas audiencias necesitan distintos informes. Un informe de comité directivo debe ser breve, centrado en las preguntas que requieren decisión. Un informe de equipo de trabajo puede profundizar más en el avance técnico. En cuanto a frecuencia: quincenal para las fases de entrega activas de proyectos significativos, mensual para fases de planificación y proyectos de menor complejidad, y escalada puntual cada vez que surja una incidencia roja entre ciclos de informe.
Si los informes de proyecto de tu organización generan esfuerzo sin generar perspectivas, la asesoría en entrega de programas y proyectos de XNM puede ayudarte a diseñar un marco de informes que proporcione a los patrocinadores la información que necesitan para gobernar eficazmente.