Gestión del conocimiento en proyectos: asegurar que lo que se aprende permanezca en la organización
Cada proyecto genera conocimiento. El equipo aprende qué hipótesis de estimación eran erróneas y en qué medida. Descubre las restricciones técnicas no evidentes en el inicio. Desarrolla soluciones alternativas para los cuellos de botella regulatorios. Luego el proyecto termina, el equipo se dispersa y casi todo ese conocimiento desaparece.
Por qué fracasa la gestión del conocimiento en los proyectos
Las sesiones de lecciones aprendidas se celebran habitualmente al cierre del proyecto — el peor momento posible. Los miembros del equipo están agotados, ya mentalmente en la siguiente misión, y a menudo bajo presión para minimizar las críticas a las decisiones de los principales interesados. Incluso cuando las lecciones se capturan con precisión, rara vez son localizables o accionables.
Cómo es una buena gestión del conocimiento de proyecto
Lecciones capturadas a lo largo del proyecto, no sólo al final: los eventos significativos deben registrarse cuando ocurren, mientras los detalles aún están frescos.
Biblioteca de lecciones consultable por los jefes de proyecto: almacenada en un formato y ubicación que permita encontrar lecciones por tema, tipo de proyecto, fase o disciplina.
Documentación de traspaso estructurada: en las transiciones entre fases, un documento formal captura el estado del conocimiento en ese momento.
Registros de decisiones con justificación: las decisiones significativas se documentan con su razonamiento, sirviendo como referencia institucional.
Documentación técnica actualizada antes de disolver el equipo: planos as-built, especificaciones actualizadas, registros de puesta en marcha.
El papel de la PMO en la curación del conocimiento
Los equipos de proyecto capturan lecciones; la PMO las conserva, valida y distribuye. Las PMO más eficaces integran la gestión del conocimiento en sus procesos de aseguramiento: las revisiones y aprobaciones de hitos verifican que se han examinado las lecciones históricas relevantes.
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