Gestión de recursos en entornos multiproyecto

Los costes reales de los recursos compartidos son cuatro: contención de recursos (cuando dos proyectos necesitan a la misma persona al mismo tiempo, uno espera — raramente de forma planificada); coste del cambio de contexto (Weinberg estimaba una pérdida de aproximadamente el 20 % de capacidad productiva con dos proyectos simultáneos, el 40 % con tres); conflictos de prioridades no resueltos (que se delegan hacia la persona menos capacitada para resolverlos); y ausencias imprevistas o picos de trabajo operativo (el proyecto suele ser lo primero en perder el recurso).

• Mantener un plan de capacidad a nivel de portafolio, no sólo de proyecto.

• Establecer una clasificación de prioridades de proyectos con antelación, no en el momento del conflicto.

• Abogar por asignaciones dedicadas cuando el coste del cambio de contexto sea alto.

• Incorporar margen explícito para recursos compartidos (capacidad real ≈ 60 %, no 100 %).

Cuando surjan conflictos — y surgirán — la resolución debe venir de una autoridad por encima del nivel de proyecto. El papel del gestor de proyecto es detectar el conflicto con prontitud, presentar las opciones y sus consecuencias con claridad, y escalar al patrocinador o al órgano de gobernanza del portafolio para una decisión.

Si tu organización gestiona un portafolio complejo con recursos compartidos y comprueba que los cronogramas se retrasan sistemáticamente por las mismas razones, la práctica de entrega de programas y proyectos de XNM puede ayudarte a diseñar un enfoque de gestión de recursos a nivel de portafolio que haga visibles los conflictos antes de que se conviertan en problemas de cronograma.