Gérer les parties prenantes difficiles à joindre dans un projet
Tout projet comporte au moins un intervenant critique pratiquement impossible à joindre. La tentation est d'interpréter cela comme un manque d'engagement. C'est presque toujours faux -- ces personnes sont difficiles à joindre parce qu'elles ont plus de demandes que leur agenda ne peut en accommoder. Le rôle de l'équipe projet est de concevoir une approche d'engagement qui fonctionne dans cette réalité.
Communication asynchrone structurée
La plupart de ce que les équipes projet demandent aux parties prenantes ne nécessite pas réellement une réunion -- cela requiert une décision, une révision ou une approbation. Un note de breffage d'une à deux pages donne au décideur tout ce qu'il lui faut pour agir : le problème, les options, la recommandation motivée et ce qu'on lui demande. Un intervenant qui n'assisterait pas à une réunion d'une heure peut très bien lire ce document en sept minutes et répondre par courriel. L'essentiel : rendre la demande explicite. Indiquer clairement en tête de document : « Nous demandons votre approbation de l'option B d'ici le vendredi 14. »
Travailler via l'organisation de l'intervenant
Les dirigeants sont rarement seuls. Leurs adjoints exécutifs ou chefs de cabinet gèrent leur agenda et les briefent sur les décisions entrantes. Construire une relation de travail avec ces personnes n'est pas un contournement -- c'est ainsi que fonctionne réellement l'engagement exécutif. Traiter ces personnes comme des obstacles à contourner rend l'engagement encore plus difficile.
Rendre les décisions visibles et bornées dans le temps
Les parties prenantes difficiles à joindre ne perçoivent souvent pas les conséquences en aval des décisions retardées. Rendre cette connexion explicite -- « nous avons besoin d'une décision sur le fournisseur d'ici le 20 ; après cette date, notre jalon d'avril est à risque » -- transforme une demande bureaucratique en choix conséquentiel. Une matrice RACI publiée et acceptée dès le début rend l'imputabilité visible.
Réunions préparatoires et alignement préalable
Lorsqu'une réunion formelle est prévue, l'équipe projet devrait investir dans l'alignement préalable. Un intervenant qui arrive déjà aligné sur la recommandation peut l'approuver en cinq minutes. Un intervenant qui la découvre en séance demandera un mois de réflexion. Les réunions préparatoires font aussi remonter les objections qu'on peut traiter avant la session formelle.
Concevoir une gouvernance pour des parties prenantes occupées
La leçon sous-jacente : les structures de gouvernance doivent être conçues en tenant compte de la disponibilité réelle des parties prenantes, non de leur disponibilité idéale. Une gouvernance qui suppose que les parties prenantes ont plus de temps qu'elles n'en ont échouera systématiquement. Une gouvernance conçue autour du temps réellement disponible produira de meilleures décisions et une meilleure imputabilité.
XNM Conseil accompagne les équipes projet dans la gestion des parties prenantes, la conception de la gouvernance et la livraison de projets.