El registro RAID que sobrevive a un proyecto real
Un registro RAID es una de las herramientas de control de proyectos más baratas que tienes y una de las más descuidadas. Las siglas en inglés significan Riesgos, Supuestos, Incidencias y Dependencias. Bien hecho, es el único lugar donde tu equipo anota lo que podría dañar el proyecto, lo que se da por sentado, lo que ya salió mal y lo que se espera de otros. Mal hecho, es una hoja de cálculo que alguien armó en el arranque y que nadie ha vuelto a abrir.
A principios de 2022, con la inflación al alza, escasez de materiales y de mano de obra, y planes de regreso a la oficina que cambian semana a semana, la diferencia entre un registro RAID vivo y uno muerto es la diferencia entre un equipo que ve venir los problemas y otro al que lo toman por sorpresa. Aquí tienes una lista de verificación para poner en práctica esta semana.
Distingue bien las cuatro categorías
El fallo más común es mezclar las columnas. Se registra un riesgo como incidencia, o se esconde una dependencia dentro de un supuesto, y el registro pierde su filo. Mantén las distinciones nítidas:
Riesgos. Cosas que podrían ocurrir y harían daño si ocurrieran. Aún no han pasado. Cada uno necesita un responsable, una probabilidad, un impacto y una respuesta (evitar, reducir, transferir o aceptar).
Supuestos. Cosas que tratas como ciertas sin pruebas, porque el plan depende de ellas. «El proveedor de prefabricado aún puede cumplir la fecha de marzo» es un supuesto, y en 2022, uno arriesgado. Un supuesto que falla se convierte en riesgo o incidencia.
Incidencias. Cosas que ya salieron mal y exigen acción ahora. Una incidencia es un riesgo que se hizo realidad, o un problema que nadie vio venir. Necesita un responsable y una fecha objetivo de resolución.
Dependencias. Cosas que necesitas de otro equipo, proveedor u órgano de aprobación antes de poder avanzar. Anota quién le debe qué a quién, y para cuándo.
La lista para construirlo
Asigna a cada entrada un único responsable con nombre y apellido, una persona, no un equipo. La responsabilidad compartida no es responsabilidad.
Fecha cada entrada cuando se plantea y cada vez que se actualiza, para ver qué se está quedando obsoleto.
Califica los riesgos por probabilidad e impacto con la misma escala simple en todo el proyecto (una cuadrícula de 1 a 5 basta y sobra).
Anota la respuesta, no solo la calificación. «Riesgo alto» sin plan es solo ansiedad en una celda.
Añade una columna de estado con un conjunto pequeño de valores: abierto, en curso, cerrado, escalado. Resiste la tentación de inventar doce.
Mantén un solo registro por proyecto, en un único lugar al que todos puedan acceder. Tres copias en tres bandejas de entrada son cero copias fiables.
Mantenlo vivo
Un registro RAID es un documento vivo o no es nada. El hábito que lo mantiene respirando es una revisión breve y recurrente: diez minutos al inicio de tu reunión semanal de proyecto bastan. Repasa primero las incidencias abiertas, luego los principales riesgos, luego cualquier dependencia que se esté retrasando. Cierra lo que esté resuelto para que la lista siga siendo honesta, y asciende a riesgo todo supuesto que se haya vuelto frágil en silencio antes de que se convierta en incidencia.
Otros dos hábitos distinguen a los registros que perduran. Primero, escala por reloj, no por corazonada: acuerda desde el inicio que toda incidencia abierta más allá de su fecha objetivo, o todo riesgo alto sin respuesta, sube automáticamente al comité directivo. Segundo, redacta entradas que un extraño pueda entender. Quien lea este registro dentro de seis meses —quizá en una auditoría, quizá tras tu marcha— debería poder seguir la historia sin ti en la sala. El registro RAID que sobrevive a un proyecto real no es el más sofisticado. Es aquel en el que el equipo confía lo suficiente como para actualizarlo un mal martes.
Si quieres ayuda para implantar controles de proyecto que aguanten la presión real, la asesoría de ejecución de programas y proyectos de XNM puede ayudarte a construirlos y arraigarlos.