El expediente es su defensa: lo que las reclamaciones ensenan una y otra vez a los bufetes sobre los registros
Pregunte a un abogado que causa las reclamaciones por negligencia y muchos imaginaran un error de derecho dramatico - un precedente omitido, una ley mal leida. Los datos cuentan una historia mas silenciosa. La mayoria de las reclamaciones no tienen nada que ver con equivocarse en el derecho. Provienen de la maquinaria cotidiana del ejercicio: un mensaje no enviado, un plazo no seguido, un paso no documentado. Y en casi todas esas reclamaciones, la defensa de la firma se reduce a un solo activo - el expediente del asunto. Cuando el expediente es completo y contemporaneo, la firma puede mostrar que hizo y cuando. Cuando el expediente es delgado o disperso, la firma pierde un argumento que debio ganar.
El expediente de un bufete ya carga un peso inusual. Debe servir al cliente, satisfacer las reglas de confidencialidad y conservacion del regulador, y sostenerse anos despues si llega una reclamacion. Esa ultima funcion es la que las firmas tienden a subestimar - hasta que llega una reclamacion y la pregunta deja de ser << teniamos razon? >> y pasa a ser << podemos probar lo que hicimos? >>. La respuesta honesta depende por completo del estado del registro.
Contexto reciente
El patron esta bien documentado. El analisis de reclamaciones a 10 anos de LAWPRO encontro que los errores relacionados con la comunicacion son la mayor causa de reclamaciones - mas de una cuarta parte, mas de 8 300 reclamaciones y unos $270 millones en la ultima decada - mientras que la investigacion deficiente representa cerca del 23 %. Solo alrededor del 13 % de las reclamaciones surge de equivocarse en el derecho; las fallas de comunicacion, el mal manejo del calendario y no profundizar lo suficiente en un asunto suman juntas casi el 62 %. Son fallas de registros y de proceso, no intelectuales.
Por que el expediente gana o pierde la reclamacion
Este es el hilo conductor incomodo: en cada una de esas causas principales, el expediente es la defensa. Cuando un cliente dice que nunca se le advirtio de un riesgo, la nota contemporanea en el expediente lo responde - o su ausencia lo condena. Cuando se alega que se incumplio un plazo, el registro muestra la entrada del calendario y el seguimiento. LAWPRO ha observado repetidamente que, cuando surge una reclamacion, con frecuencia hay documentacion insuficiente en el expediente del abogado para respaldar su version de lo ocurrido - y el sector inmobiliario, el segundo mas costoso en reclamaciones, esta lleno de expedientes de alto volumen, asistidos por personal, donde el socio esta a un paso del papel. Un expediente defendible no se arma despues de una reclamacion; se arma, de forma contemporanea, en cada asunto, o no existe cuando se necesita. Las firmas que sobreviven a las reclamaciones no son las que nunca cometen errores - son aquellas cuyos registros pueden mostrar que el error no fue suyo.
Como ayuda XNM
XNM ayuda a las firmas a hacer del expediente defendible la norma - un unico centro de comando organizado por asunto, donde cada documento, correo, nota y decision de un expediente vive en conjunto, con marca de tiempo y acceso controlado. Donde ayuda, XNM-Vision mantiene el registro completo y contemporaneo mientras avanza el asunto, de modo que el expediente que defendera una reclamacion dentro de anos se arma automaticamente hoy, no se reconstruye bajo presion. Cuando un cliente disputa que se le aconsejo, un regulador pregunta por un asunto cerrado o un asegurador necesita la cronologia, el registro ya esta ahi. El objetivo no es agregar proceso por agregarlo; es hacer que el expediente del que dependen cada reclamacion, regulador y pregunta de un cliente sea un subproducto de hacer el trabajo - y hacerlo en dias, no en los meses que suele arrastrar un proyecto de registros.
Conclusiones practicas
Documente de forma contemporanea, no retroactiva. Una nota escrita el dia de la llamada lo defiende; una nota reconstruida tras una reclamacion es solo su palabra otra vez.
Capture la comunicacion, no solo los documentos. La mayor causa de reclamaciones es la comunicacion; el consejo que dio y las instrucciones que recibio pertenecen al expediente.
Haga de los plazos un sistema. Las fallas de calendario impulsan reclamaciones; el seguimiento deberia ser automatico y visible, sin depender de la memoria de una persona.
Archive por asunto, no por disco. Todo lo de un asunto en un solo lugar es la diferencia entre probar lo que hizo y reconstruirlo a partir de fragmentos.
Suponga que el expediente sera puesto a prueba. Arme cada asunto como si una reclamacion, un regulador o un asegurador algun dia lo fuera a leer - porque alguno podria hacerlo.
Preguntas frecuentes
Somos abogados cuidadosos. ?No previene reclamaciones el buen trabajo?
El buen trabajo previene algunas reclamaciones, pero los datos muestran que la mayoria surge de la comunicacion, los plazos y la documentacion - no de la habilidad juridica. Puede hacer todo bien y aun asi enfrentar una reclamacion; la diferencia entre pagarla y derrotarla es si el expediente prueba lo que hizo.
?No va a frenar la practica la documentacion contemporanea?
Solo si se le anade encima. Cuando el registro es un subproducto del flujo de trabajo - notas, correos y plazos capturados donde el trabajo ya ocurre - cuesta casi nada en el dia a dia y ahorra enormemente la unica vez que llega una reclamacion. El camino lento y costoso es reconstruir un expediente despues de los hechos.
En resumen
Las reclamaciones por negligencia rara vez giran en torno a si el abogado conocia el derecho. Giran en torno a si la firma puede probar lo que hizo - y esa prueba es el expediente del asunto. Antes de ser una tarea de cumplimiento o un proyecto tecnologico, un registro completo y contemporaneo es gestion de riesgos. Las firmas que tratan el expediente como su defensa son las que siguen en pie cuando llega una reclamacion.