Cuando todos son dueños del cronograma, nadie lo es: una historia de RACI
Un centro recreativo municipal, al que llamaremos Cedar Point, llevaba tres meses de diseño cuando la ventana de adquisición del acero estructural se cerró de golpe. A principios de 2022, con plazos de las acerías cada vez más largos y precios que subían cada semana, un pedido perdido no era un problema de papeleo: era un problema de seis cifras. Cuando el director del proyecto preguntó quién seguía la fecha del pedido, la respuesta llegó de la peor forma posible: todos pensaban que era otro.
El líder de diseño suponía que el estimador del contratista vigilaba el mercado. El estimador suponía que el oficial de adquisiciones del propietario emitiría la orden de compra a tiempo. El oficial de adquisiciones suponía que el diseño no estaba terminado, así que aún no había nada que comprar. Tres personas competentes, un punto ciego compartido. Esa es exactamente la brecha que una matriz RACI existe para cerrar, y exactamente lo que una mal hecha no logra.
Qué significa realmente RACI
RACI asigna cuatro relaciones distintas entre una persona y una tarea. Toda la disciplina está en mantenerlas distintas.
Responsable (Responsible). La persona que hace el trabajo. Una tarea puede tener más de uno, pero alguien debe hacerla avanzar físicamente.
Aprobador (Accountable). La única persona que responde por el resultado, la que da el visto bueno. Debe haber exactamente un Aprobador por tarea. En el momento en que hay dos, no hay ninguno.
Consultado. Personas cuya opinión se busca antes de ejecutar el trabajo. Diálogo de doble vía, no una copia de cortesía.
Informado. Personas que se mantienen al tanto después de tomar las decisiones. Notificación de una sola vía.
En Cedar Point, la fila de adquisición de acero de la matriz tenía tres nombres flotando en el margen y ninguna letra asignada. Si alguien hubiera forzado la pregunta «¿quién es la única A de esta fila?», la brecha habría salido a la luz en una tarde, y no en el peor momento de un mercado volátil.
Construir una matriz que aguante
Enumere los entregables y decisiones reales, no fases vagas. «Emitir la OC de acero» es una fila; «adquisiciones» no lo es.
Asigne exactamente una A a cada fila. Si no puede nombrar a una persona, la tarea aún no tiene dueño.
Sea tacaño con la R: demasiados Responsables suele significar que hay que dividir la tarea.
Distinga con honestidad Consultado de Informado. La gente se agota cuando la copian en todo y no la consultan en nada que importe.
Recorra la matriz con las personas nombradas presentes. Un acuerdo silencioso en una hoja de cálculo no es un acuerdo.
La trampa es tratar el RACI como una formalidad de una sola vez enterrada en el acta de constitución. Cedar Point tenía una matriz; se hizo en la primera semana, se aprobó y nunca se reabrió cuando el cronograma de diseño se atrasó y cambió quién debía actuar y cuándo. Un RACI es un control vivo. Revíselo cada vez que el plan cambie, se vaya una persona clave o se mueva el límite de una fase; algo que, en la rotación de 2022 con escasez de personal y reorganizaciones por el regreso a la oficina, ocurría a menudo.
La solución y el hábito
Cedar Point se recuperó haciendo un pedido urgente con sobreprecio y comprimiendo un oficio posterior para recuperar dos semanas. La solución duradera fue más barata: una regla permanente de que ninguna tarea crítica para el cronograma entra al plan sin un Aprobador nombrado, y una revisión RACI de quince minutos en cada puerta de fase. La matriz no necesitaba ser elaborada. Necesitaba exactamente un nombre por fila, y una persona dispuesta a decir «eso es mío».
Aclarar quién es dueño de qué antes de que empiece un proyecto es mucho más barato que descubrirlo en plena crisis: la asesoría de entrega de programas y proyectos de XNM ayuda a los propietarios a montar una gobernanza y una rendición de cuentas que aguantan bajo presión.