Comment documenter une decision pour qu'elle survive aux personnes
Dans deux ans, quelqu'un se tiendra devant un choix que votre equipe fait cette semaine et posera la seule question qui compte : pourquoi avons-nous procede ainsi ? D'ici la, la personne qui a decide sera partie - nouvel emploi, nouveau projet, retraite, oubli. La decision, elle, sera toujours active. Le raisonnement, lui, aura disparu, a moins que vous ne l'ayez consigne. Et la plupart des equipes consignent le quoi et perdent le pourquoi.
Il existe un petit artefact precis qui evite cela - et il tient en cinq lignes. Pas une politique, pas un systeme, pas une reunion. Cinq lignes, saisies au moment de la decision. A la fin, vous saurez en rediger une en environ quatre-vingt-dix secondes.
Le quoi survit tout seul. Le pourquoi s'evapore.
Regardez comment les decisions sont reellement consignees. Le resultat est facile - le plan est revise, le fournisseur est retenu, le changement est fait, le budget est deplace. Cela laisse des traces concretes. Mais le raisonnement - les options envisagees, la contrainte qui en a ecarte une, le risque sciemment accepte, la personne qui a approuve - ne vit que dans la tete de ceux qui etaient presents. Les tetes partent. Et alors, le resultat devient orphelin : une decision que personne ne peut expliquer, donc une decision que personne ne peut defendre, reexaminer ou renverser en toute securite.
Voila pourquoi les equipes rejouent les memes questions tous les dix-huit mois. Non par negligence, mais parce que la derniere reponse est arrivee sans memoire attachee. Une nouvelle personne examine l'arrangement, n'y voit aucune justification, presume qu'il n'y en avait pas, et le rouvre. Le cout n'est pas seulement la reprise. C'est l'erosion lente de la confiance envers chaque decision passee incapable de s'expliquer.
Le compte rendu de decision en cinq lignes
Nul besoin d'un systeme pour regler cela. Il faut une habitude et un gabarit. Quand une decision est reellement prise - pas proposee, prise - saisissez ces cinq elements et deposez-les la ou vit le travail :
La decision. Une phrase, en mots simples. << Nous utiliserons l'option prefabriquee pour les fondations nord. >>
La date et le decideur. Qui en est responsable, et quand. C'est la ligne qui repondra a << qui a approuve cela ? >> dans deux ans.
Le pourquoi - les une ou deux raisons determinantes. Pas tous les facteurs. Ceux qui ont tranche. << Plus rapide en conditions hivernales; evite le conflit de grue du cote est. >>
Ce que nous avons ecarte, et pourquoi. L'option non retenue est la question que quelqu'un soulevera plus tard. Repondez-y maintenant. << Coule sur place rejete : risque d'echeancier par temps de gel. >>
Ce qui nous ferait changer d'avis. La condition dans laquelle il faudrait reexaminer. << Reevaluer si le delai du prefabrique depasse six semaines. >>
C'est tout. Quatre-vingt-dix secondes. La magie n'est pas dans le format - c'est de saisir le pourquoi a l'instant precis ou il est encore dans une tete, car c'est le seul moment ou il est bon marche. Une semaine plus tard, il coute une reunion. Deux ans plus tard, il est irrecuperable.
Ecrivez pour l'inconnu, pas pour vous
Le test d'un bon compte rendu de decision est simple : une personne competente qui n'etait pas dans la salle pourrait-elle comprendre non seulement ce que vous avez choisi, mais pourquoi, et a quel moment elle aurait raison de le changer ? Ecrivez pour cet inconnu. C'est l'auditeur, la nouvelle recrue, la version de votre propre equipe qui a oublie - et elle finit toujours par arriver.
Vous pouvez garder ces cinq lignes partout ou la decision ne sera pas separee de son raisonnement - une note au dossier, un champ dans vos outils de projet, une ligne dans le journal. Tout l'interet d'un systeme unique pour les projets et leurs dossiers, le probleme autour duquel nous avons bati XNM-VISION, est exactement la : la decision et son pourquoi restent lies pour toujours. Mais meme sur papier, la regle des cinq lignes fait ses preuves. Demain, redigez-en une pour la plus grosse decision de la semaine.
Une decision que personne ne peut expliquer est la meme defaillance qu'une approbation introuvable - la piste s'arrete, tout simplement. en savoir plus sur les dossiers qui survivent a ceux qui les creent.
