新手指南：不浪费大家时间的会议
如果你曾在会议中坐着，纳闷自己到底为什么要来，那你已经懂得问题所在了。会议是大多数团队最昂贵的例行活动，可它得到的设计，竟还不如一张十五美元的采购订单。到2021年，我们当中许多人仍隔着屏幕开会——有人在会议室，有人从厨房餐桌上拨进来——草草了事的会议，其代价反而更加刺耳，而非更轻。一场糟糕的线下会议浪费一小时；一场糟糕的混合会议浪费一小时，还无声地告诉远程的人，他们的时间不那么重要。好消息是，主持一场尊重他人的会议是一门技能，而非天赋，其基本功一个下午就能学会。
先判断这场会议是否有必要存在
你能为别人的时间做的最尊重的事，就是不把他拉进一场他并不需要的会议。在发出邀请之前，先问问会议结束时你究竟想要什么。如果诚实的答案是“让大家都读过这份更新”，那这是一封邮件，而不是一场会议。只有当需要现场的、你来我往的思考时，会议才对得起它的成本——一个有取舍的决定，一个没人能独自解决的问题，一个需要真正交谈才能达成的共识。用下面这套快速检验：
是否有明确的决定要做，或有问题要一起攻克？若无，不如发条消息。
是否需要这几位具体的人，还是我只是“以防万一”才邀请？每多一位与会者都是一笔成本。
这件事能否用十五分钟，而不是默认的三十或六十分钟？
每个人是否都备齐了贡献所需的东西，还是我在要求他们当场临时阅读和思考？
让会议运转起来的那几个习惯
一旦你决定这场会议该开，几个小小的习惯就能完成大部分工作。它们都不高明，却都在传递一个信号：你看重在场者——以及屏幕另一端那些人——的时间。
提前发出一份真正的议程。 不是一张话题清单，而是一段简短说明，写清你们要决定什么、大家应当准备好讨论什么。如果你写不出议程，那你还没准备好开会。
指定一名引导者和一名记录者。 一人让谈话保持推进、不超时；另一人记录决定和行动。在混合会议中，引导者的首要任务，是确保远程的声音和会议室里的一样容易被听见。
准时开始，准时结束。 迟到开始是在惩罚那些准时到场的人。准时甚至提前结束，是你尊重每个人这一天的最清晰信号。把最后五分钟留给下一步行动。
边开边记录决定和负责人。 在任何人离开之前，记录里就该写明决定了什么、每项行动由谁负责、何时完成。一场没有负责人的会议，就是一场你还会再开一次的会议。
当天就把纪要发出去。 一份简短的小结——决定、行动、负责人、日期——能把闭环收好，也让无法到场的人无需再开一次会就保持一致。
混合会议最难——先为屏幕设计
当一部分人在会议室、另一部分人远程接入时，会议室往往会默认占上风：私下交谈、肢体语言，以及远程的人看不到的白板。要刻意纠正这一点。把共享的文档或屏幕放在大家都看同一处的位置。点名轮流发言，好让较安静和远程的参与者都有机会开口。如果一半团队在远程，不妨让所有人都从各自的设备接入，使竞争环境扯平。这些都不难，只需把它当成一项决定，而非事后才想起的补救。
照这样开一个月会，会发生两件事：你开的会更少了，而你保留下来的会明显变短了。人们不再对日历心生畏惧。这正是全部目标——会更少、用得更好，让每个人的时间和注意力都完好如初。
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